Расходы при УСН «Доходы минус расходы»: закрытый перечень и подтверждение

При УСН с объектом «Доходы минус расходы» налог рассчитывается с разницы между учитываемыми доходами и расходами. Поэтому правильная классификация затрат напрямую влияет на налоговую базу.

Логика расчета простая:

Доходы − учитываемые расходы = налоговая база.

Затем налоговая база умножается на ставку УСН. В общем случае она составляет 15%. Однако регионы вправе устанавливать пониженные ставки, руководствуясь требованиями законодательства.

Главное правило: уменьшить доходы можно не на любую оплату, произведенную бизнесом. Расход должен соответствовать требованиям НК РФ, быть связан с деятельностью, направленной на получение дохода, подтвержден документами и признан в правильный момент.

Что изменилось в расходах УСН с 2026 года

До 2026 года перечень расходов при УСН «Доходы минус расходы» был закрытым: если затраты прямо не названы в ст. 346.16 НК РФ, они не учитывались.

С 1 января 2026 года правило изменилось. В п. 1 ст. 346.16 появился подп. 45, который позволяет учитывать иные расходы, определяемые по правилам главы 25 НК РФ.

То есть перечень расходов официально стал открытым.

Это не означает, что теперь можно списывать любые траты. Для новых категорий нужно проверять правила главы 25 НК РФ, в том числе требования ст. 252 и ограничения ст. 270.

Алгоритм действий такой:

1. Проверить, предусмотрен ли расход непосредственно ст. 346.16 НК РФ.
2. Если нет — определить, можно ли учесть его как иной расход по подп. 45.
3. Проверить возможность применения главы 25 НК РФ для конкретного вида затрат.
4. Убедиться в экономической обоснованности и документальном подтверждении.
5. Определить правильную дату признания расхода при УСН.

Какие условия нужны для учета расходов

Экономическая обоснованность

Расход должен иметь понятную деловую цель и быть связан с деятельностью, направленной на получение дохода.

Например, оплата бухгалтерской программы, рекламы или услуг подрядчика обычно напрямую связаны с целями бизнеса. Личный отпуск предпринимателя или покупка бытовой техники для дома обоснованными расходами не признаются.

Документальное подтверждение

Нужно иметь документы, из которых можно определить содержание операции, сумму и связь с предпринимательской деятельностью.

Это могут быть:

• договор;
• акт;
• УПД;
• накладная;
• кассовый чек;
• платежное поручение;
• банковская выписка;
• авансовый отчет;
• иные первичные документы.

Помните, что одной банковской выписки бывает недостаточно. Она подтверждает платеж, но может не раскрывать, за что именно заплатил бизнес.

Соблюдение момента признания

При УСН действует кассовый метод: в общем случае расходы признаются после фактической оплаты.

Однако для отдельных видов расходов НК РФ устанавливает специальные правила.

Например, стоимость товаров для перепродажи учитывается по мере их реализации, а основные средства — по специальному порядку после оплаты и ввода в эксплуатацию.

Поэтому формула «заплатили — сразу списали» подходит не для всех затрат.

Расходы УСН 15%: таблица

Расход	Можно учесть	Основное правило
Сырье и материалы	Да	При соблюдении правил материальных расходов
Товары для перепродажи	Да	По мере реализации
Зарплата	Да	Как расходы на оплату труда
Страховые взносы за работников	Да	По правилам НК РФ
НДФЛ с зарплаты	Да	Как часть расхода на оплату труда
Аренда	Да	Если связана с бизнесом
Банковская комиссия	Да	Как услуги кредитной организации
Эквайринг	Да	Как банковская услуга
Бухгалтерские и юридические услуги	Да	При наличии документов и деловой цели
Реклама	Да	С учетом правил главы 25
Связь и интернет	Да	Если используются в бизнесе
Ремонт основных средств	Да	При соблюдении условий НК РФ
Основные средства	Да	По специальному порядку
Сам налог по УСН	Нет	Прямо исключен из расходов
Иные расходы по главе 25	Да с 2026 года	При соблюдении требований НК РФ

Материальные расходы

При УСН можно учитывать материальные расходы: сырье, материалы, комплектующие, топливо, упаковку и другие затраты, отвечающие требованиям НК РФ.

Товары для перепродажи

Стоимость товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, учитывается по мере их продажи покупателю.

Например, магазин закупил товары на 500 000 рублей и полностью оплатил поставщику. К концу квартала продана часть товаров с закупочной стоимостью 300 000 рублей.

В расходах по стоимости товаров учитывается 300 000 рублей, а не автоматически все 500 000.

Расходы, непосредственно связанные с реализацией товаров, например хранение и транспортировка, учитываются отдельно по правилам НК РФ.

Зарплата и страховые взносы

Расходы на оплату труда работников могут уменьшать налоговую базу УСН «Доходы минус расходы».

К ним относятся зарплата, премии, доплаты, компенсации и другие выплаты, предусмотренные законодательством РФ, трудовым или коллективным договором.

Страховые взносы за работников также учитываются в расходах при выполнении установленных условий.

Входит ли НДФЛ в расходы при УСН «Доходы минус расходы»

Да, входит. Но важно понимать нюанс: НДФЛ — это не дополнительный расход работодателя.

Он удерживается из дохода работника и является частью начисленной заработной платы.

Например, сотруднику начислено 100 000 рублей. Часть суммы перечислена работнику, часть удержана как НДФЛ.

Для целей УСН учитываемый расход на оплату труда включает всю начисленную сумму, а не только то, что поступило сотруднику на карту. Удержанный НДФЛ учитывается в составе соответствующего расхода на оплату труда при выполнении правил его признания.

То есть правильный ответ на вопрос «входит ли НДФЛ в расходы при УСН доходы минус расходы?» — да, как часть расхода на оплату труда, а не как отдельный налог работодателя.

Комиссия банка при УСН «Доходы минус расходы»

Расходы на услуги кредитных организаций перечислены в ст. 346.16 НК РФ.

Поэтому можно учитывать, например:

• расчетно-кассовое обслуживание;
• комиссии за платежи;
• плата за обслуживание расчетного счета;
• эквайринг;
• другие связанные с бизнесом банковские услуги.

Если банк удержал комиссию за РКО 5 000 рублей, при наличии подтверждающих документов эта сумма уменьшает налоговую базу.

Эквайринг: доход и расход учитываются отдельно

При эквайринге нельзя просто уменьшить доход на комиссию банка.

Например, покупатель оплатил 100 000 рублей, банк удержал комиссию 2 000 рублей, а на расчетный счет поступило 98 000 рублей.

Для налогового учета комиссия банка является отдельным расходом. Доход же отражается в полной сумме — 100 000 рублей на дату совершения платежа покупателем согласно кассовому методу.

Важно не смешивать выручку и банковскую комиссию в одну уменьшенную сумму.

Аренда, связь, бухгалтерские и юридические услуги

В расходах можно учитывать аренду офиса, склада, магазина или оборудования, если имущество используется в предпринимательской деятельности.

Также ст. 346.16 предусматривает, в частности, расходы на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги, связь, программное обеспечение и ряд других затрат.

Какие новые расходы можно учитывать с 2026 года

Открытый перечень позволяет списывать по правилам главы 25 расходы, которые не были перечислены ст. 346.16 НК РФ.

К ним относятся:

• консультационные услуги;
• представительские расходы;
• расходы на подбор персонала;
• отдельные маркетинговые и информационные услуги;
• компенсации сотрудникам за использование личного имущества;
• профессиональные издания;
• отдельные расходы на обеспечение нормальных условий труда;
• договорные штрафы и неустойки перед контрагентами;
• отдельные расходы на управление;
• другие затраты, допускаемые главой 25 НК РФ.

Для каждой категории действуют свои ограничения, нормы и требования к документам.

Например, деловой ужин в ресторане сам по себе не станет представительским расходом. Придется подтвердить цель встречи, состав участников и содержание переговоров, а также уложиться в установленные лимиты.

Можно ли учитывать консультационные услуги

Да, начиная с 2026 года это можно сделать при соблюдении ряда условий.

Предположим, компания заказала консультацию по автоматизации продаж за 120 000 рублей. Есть договор, техническое задание, акт, отчет консультанта и подтверждение оплаты.

Если услуга связана с деятельностью, направленной на получение дохода, и соответствует правилам главы 25 НК РФ, расход может учитываться при УСН.

Штрафы и неустойки

Нужно различать договорные санкции и штрафы в бюджет.

Признанные договорные штрафы, пени и неустойки перед контрагентами могут учитываться по правилам главы 25.

А штрафы, пени и иные санкции, перечисляемые в бюджет и государственные внебюджетные фонды, налоговую базу не уменьшают.

Открытый перечень расходов не отменил запреты ст. 270 НК РФ.

Учитывается ли налог УСН в расходах

Нет.

Сам налог по УСН прямо исключен из учитываемых расходов (п. 22 ст. 346.16 НК РФ).

Нельзя рассчитывать базу так:

Доходы − обычные расходы − налог по УСН.

Налог исчисляется от уже сформированной базы, поэтому вычитать его самого из затрат нельзя.

Минимальный налог при УСН

Для объекта «Доходы минус расходы» действует минимальный налог.

Если налог, рассчитанный в общем порядке по итогам года, оказался меньше 1% от доходов, платится именно эта минимальная сумма.

Например:

доходы — 10 000 000 рублей;

расходы — 9 700 000 рублей;

налоговая база — 300 000 рублей.

При ставке 15% обычный налог:

300 000 × 15% = 45 000 рублей.

Минимальный налог:

10 000 000 × 1% = 100 000 рублей.

К уплате будет минимальный налог — 100 000 рублей.

При этом в следующие налоговые периоды можно включить в расходы разницу между уплаченным минимальным налогом и налогом, рассчитанным в общем порядке.

В примере:

100 000 − 45 000 = 55 000 рублей.

Эти 55 000 рублей могут увеличить расходы следующих периодов.

Входной НДС при УСН в 2026 году

В 2026 году привычное правило «упрощенцы работают без НДС» требует уточнений.

Порядок учета входного налога зависит от того, принимается ли он к вычету по правилам главы 21 НК РФ.

1. Если НДС принят к вычету, учесть его отдельно в расходах по УСН уже нельзя.
2. Если НДС к вычету не принимается и относится к товарам, работам или услугам, которые сами учитываются в расходах,  сумма налога списывается вместе с ними по правилам ст. 346.16 и 346.17 НК РФ.

Упрощенно:

НДС приняли к вычету → повторного расхода по УСН нет.

НДС к вычету не принимается → проверяем возможность включения суммы в затраты.

Что можно включить в расходы ИП на УСН «Доходы минус расходы»

Для ИП действует тот же базовый порядок ст. 346.16 НК РФ.

В зависимости от деятельности предприниматель может учитывать:

• аренду;
• материалы;
• товары;
• услуги подрядчиков;
• банковские комиссии;
• эквайринг;
• бухгалтерские услуги;
• рекламу;
• связь и интернет;
• зарплату работников;
• страховые взносы;
• основные средства;
• собственные страховые взносы;
• иные расходы по правилам главы 25.

При этом личные траты бизнесмена налоговую базу не уменьшают, даже если они оплачены с предпринимательского счета.

Страховые взносы ИП за себя

Для ИП на УСН «Доходы минус расходы» действует специальный порядок.

С 2025 года фиксированные взносы на ОПС и ОМС можно включать в расходы того периода, за который они начислены. Ждать фактической оплаты в бюджет больше не нужно.

В 2026 году совокупный фиксированный размер таких взносов составляет 57 390 рублей.

Если доход превышает установленный предел, возникает дополнительный взнос 1%. Для ИП на УСН «Доходы минус расходы» с 2026 года при его расчете учитывается разница между налоговыми доходами и расходами по правилам НК РФ.

Главное правило переноса: следите, чтобы одна и та же сумма взносов не попала в расходы дважды.

Аванс поставщику — это уже расход?

Не всегда.

Кассовый метод не означает, что любая предоплата автоматически уменьшает налоговую базу.

Если организация перечислила аванс, но поставщик еще не передал товар, не выполнил работу или не оказал услугу, расход признавать рано.

Например, в декабре перечислен аванс подрядчику 100 000 рублей, а услуга оказана в январе.

Этот платеж нельзя учесть в расходах декабря. Нужно дождаться отгрузки товара или подписания акта выполненных работ.

Какие расходы нельзя учитывать

Несмотря на открытый перечень с 2026 года, ряд запретов остался в силе. 

Налоговую базу все так же нельзя уменьшать на:

• личные расходы ИП или владельца бизнеса;
• расходы без подтверждающих документов;
• экономически необоснованные покупки;
• суммы, прямо исключенные ст. 270 НК РФ;
• сам налог по УСН;
• налоговые штрафы и пени;
• расходы, для которых еще не наступил момент признания;
• суммы, уже учтенные ранее.

Оплата бизнес-картой сама по себе не доказывает деловой характер расхода.

Как проверить расход перед записью в КУДиР

Практический алгоритм можно свести к пяти вопросам:

1. Расход прямо предусмотрен ст. 346.16 или допускается по подп. 45 через главу 25 НК РФ?

2. Он связан с деятельностью, направленной на получение дохода?

3. Есть документы, раскрывающие содержание операции?

4. Оплачена ли покупка фактически?

5. Наступил специальный момент признания, если он установлен для этой категории?

Если хотя бы на один вопрос ответ вызывает сомнения, отложите запись в КУДиР до выяснения обстоятельств.

Частые ошибки при учете расходов на УСН

Используют старый закрытый перечень

С 2026 года такой подход устарел. Теперь нужно проверять и возможность учета иных расходов по главе 25 НК РФ.

Расчет на то, что теперь разрешены любые расходы

Открытый перечень не отменяет требования экономической обоснованности, документов и ограничения главы 25.

Учет всех закупленных товаров сразу после оплаты

Стоимость товаров для перепродажи признается по мере реализации, а не просто после оплаты поставщику.

Добавление НДФЛ к зарплате сверх начисленной суммы

НДФЛ удерживается из дохода работника и учитывается в составе соответствующего расхода на оплату труда.

Включение самого налога по УСН в затраты

Он прямо исключен из расходов.

Списание простого аванса поставщику

Предоплата не всегда означает, что условия признания расхода уже выполнены.

Смешивание личных и предпринимательских трат ИП

Факт оплаты с бизнес-счета не заменяет деловую цель операции и подтверждающие документы.

Часто задаваемые вопросы

Главное о расходах при УСН «Доходы минус расходы»

С 2026 года перечень расходов при УСН стал открытым. Помимо затрат, прямо перечисленных в ст. 346.16 НК РФ, бизнес может учитывать иные расходы по правилам главы 25.

Но ключевые требования остались:

расход связан с бизнесом → экономически обоснован → подтвержден документами → правильно оплачен → наступил момент признания.

Отдельно важно помнить:

НДФЛ учитывается в составе расходов на оплату труда;

банковские комиссии и эквайринг могут уменьшать налоговую базу;

сам налог по УСН в расходы не входит;

товары учитываются по мере реализации;

для страховых взносов ИП за себя действует специальный порядок;

входной НДС учитывается с учетом права на вычет;

новые расходы с 2026 года нужно проверять по правилам главы 25 НК РФ.

Такой подход помогает не только уменьшить налог законным способом, но и снизить риск исключения расходов при налоговой проверке.

Разбираться в нюансах открытого перечня расходов, отслеживать изменения НК РФ и вести документооборот можно самостоятельно. Но для предпринимателя эффективнее сосредоточиться на бизнесе, передав рутину экспертам Центра профессиональной бухгалтерии. Они настроят учет и законно оптимизируют налоги без риска претензий со стороны ФНС.