Как проверяют ККТ?

С сентября 2025 усилился контроль за применением кассовой техники, а к оформлению чеков установлены новые требования.
Изменения затронули все фирмы, использующие онлайн-кассы. У налоговиков появились дополнительные полномочия и, как следствие, возросли риски предпринимателей.

Наши эксперты подробно рассказали о нововведениях, рассмотрели ошибки, которые приводят к штрафам, и посоветовали, как избежать проблем с ФНС.

Проверка кассы налоговой: новые правила

Контроль за применением контрольно-кассовой техники теперь осуществляется по обновленному алгоритму.

Основные изменения

1. При выявлении нарушений контролеры сразу инициируют выездную или документарную проверку. Причиной является, к примеру, некорректное оформление чека или неправильно закрытая смена. Это главная опасность для бизнеса.

2. Выездные проверки проходят дистанционно: через видеоконференцию, мобильное приложение «Инспектор» или с помощью других технических средств.

3. Информация о контрольном мероприятии вносится в единый реестр в течение 5 дней с момента его начала.

4. В личный кабинет на портале Госуслуги или кабинет пользователя ККТ инспекторы ФНС направляют уведомление о соответствии кассы контрольным параметрам или выявлении отклонений.

В результате нововведений риски организаций и ИП возрастают: любой обнаруженный недочет в фискальных документах с большой вероятностью приведет к проверке и штрафу.

Что является основанием для внеплановой проверки?

Поводом для проведения такого мероприятия могут стать следующие факторы:

• массовая отмена чеков или значительная доля чеков коррекции. В данном случае возникают подозрения в занижении выручки;
• отсутствие данных от онлайн-кассы на протяжении двух месяцев и более. При этом компания продолжает работать;
• информация от других ведомств о нарушении применения ККТ;
• жалобы на невыдачу фискальных документов.

Если во время ревизии налоговикам не предоставили доступ к кассе, они вправе снять оборудование с учета. Повторная регистрация возможна только после устранения нарушений.

Оформление результатов проверки ККТ

В акте по итогам контрольного мероприятия инспекторы в обязательном порядке должны указать:

• какие именно отступления от норм были обнаружены;
• положения нормативных актов, которые были нарушены;
• рекомендации по устранению отклонений.

Предприниматель имеет право подать возражение. ИФНС должна рассмотреть обращение в течение 15 рабочих дней. Помните, что это реальный инструмент защиты, которым обязательно стоит воспользоваться.

Если нарушение малозначительное или совершено впервые, контролеры могут вынести предупреждение. Здесь важно понимать, что такая ситуация, скорее, является исключением. В следующий раз штрафа точно не удастся избежать.

После того как к вам пришла налоговая инспекция, не тяните время и сразу обращайтесь к профессионалам, которые правильно оценят ситуацию, подготовят возражения и подскажут, каким образом можно устранить нарушения если они действительно есть.

Требования к кассовому чеку

Налоговики изменили формат фискального документа и дополнили его целым рядом параметров.

Правила оформления чека

Теперь в каждом документе должны быть отражены следующие реквизиты:

• отдельные теги для безналичных оплат. Они показывают, где и как осуществлялся платеж;
• признаки онлайн-расчета, номер телефона или email покупателя, куда отправляется чек, а также адрес сайта интернет-магазина;
• теги, предусмотренные при реализации маркированных и акцизных товаров.

Внешний вид чеков жестко регламентирован. Требования к обновленному формату представлены в таблице.

Количество отображаемой информации увеличивается. Как результат, усложняется документооборот и интеграция с бухгалтерской системой.

Обратите внимание! На штраф можно нарваться за любую формальную мелочь, например, несоответствие высоты шрифта. При этом минимальная сумма взыскания – 30 тыс. рублей за одно нарушение, то есть за каждый некорректно оформленный чек.
Под санкции часто попадают, совершив ошибку по незнанию. При этом в зоне риска находятся как крупные торговые сети, так и ИП с единственным магазином в отдаленной местности.

Как подготовиться к изменениям в кассовом чеке?

1. Проверить настройки кассы. Важно, чтобы оборудование поддерживало новые форматы фискальных документов. Такую информацию можно найти на сайте ФНС в официальном реестре или уточнить у изготовителя ККТ.

2. Обновить кассовое программное обеспечение. Для этого следует обратиться к поставщику или в обслуживающий сервисный центр.

3. Провести тестирование. Необходимо сделать «контрольную закупку» в собственной фирме и свериться с официальным шаблоном. Важно убедиться, что в соответствии с новыми требованиями:

• вся информация корректно отображается в бумажном и электронном документе;
• QR-код читается и с его помощью можно проверить чек на подлинность;
• при печати не обрезаются края текста.

4. Обучить персонал. Надо проинформировать сотрудников о новых правилах и провести инструктаж о порядке формирования фискального документа, заполнении полей, проверке реквизитов и исправлении ошибок.

Совет экспертов. В дальнейшем регулярно проверяйте, соответствуют ли бумажные и электронные чеки установленным требованиям, как вносится и считывается информация.

С какими проблемами сталкивается бизнес?

Фирмам, использующим устаревшее оборудование, может потребоваться его полная замена, если техника не будет поддерживать измененные требования.

Если организация или ИП не подготовили онлайн-кассу к новым правилам, считается, что оборудование используется с нарушением действующих норм. Это влечет за собой наложение административного штрафа.

Неправильно сформированный чек с большой вероятностью не будет принят к учету ФНС. В результате появляется расхождение в бухгалтерской и налоговой отчетности. Данный фактор вызывает подозрение и может стать основанием для проверки.

Обратите внимание! Если налоговая инспекция уже сделала какие-то замечания по оформлению фискальных документов, устраняйте их незамедлительно. В следующий раз штрафа избежать не получится.

Изменения, о которых мы рассказали, – это лишь часть глобальной цифровизации налогового контроля. В такой системе фиксируется любое нарушение и видна каждая ошибка.
Если бизнес недостаточно серьезно относится к работе с ККТ, это может привести к негативным последствиям. Поэтому лучше разово выполнить необходимые обновления ПО, обучить персонал и скорректировать внутренние процессы, чем в дальнейшем привлекать внимание контролирующих органов.

Специалисты аутсорсинговой компании проконсультируют по вопросам применения ККТ и реквизитам, которые должны быть указаны в чеке. Эксперты подскажут, как выстроить работу, чтобы не нарваться на штрафы, и подготовят ответ на предписание налоговиков.