Опасные расходы - как обезопасить отчетность

Как бы ни обострялся кризис, но расходы компаний и сотрудников постоянно возрастают. А компании продолжают их списывать. Но не всегда налоговая утверждает списанные расходы, и это видно из внутренних данных ФНС. Давайте рассмотрим, к каким типам расходов налоговая предъявляет больше всего претензий, и как обезопасить их от неправомерных претензий.

Реклама, консультации и маркетинг

Лидером по спорности являются списания расходов на рекламу, маркетинговые услуги и консультации. Практически во всех судебных разбирательствах компании проигрывают споры по расходам.

Налоговики, как правило, утверждают, что никакие услуги на самом деле не оказывались. Что весь документооборот выполнен формально, и компания просто старалась списать больше средств на расходы. И в судах различных инстанций этот аргумент часто срабатывает (см. постановления судов: МО № Ф05-5832/2016 от 23.05.16, Сев-Кав. округа № № Ф08-7551/2015 от 19.10.15, Зап.-Сиб. № Ф04-24169/2015 от 05.10.15).

Компания должна принимать все виды рекламных, консультационных и маркетинговых услуг при наличии полного комплекта документов. При оказании рекламных услуг необходима не только первичная документация, но и отчет о проведении рекламной акции, образцы продукции, использовавшейся для рекламы, фотографии с проведенной акции, а также ее обоснование, сделанное агентством.

Как обезопасить статьи расходов:

Чтобы не потерять при отчете суммы, потраченные на такого рода расходы, необходимо:

— Выбирать только надежного и известного агента. Если организация обращается для проведения рекламной компании в самое известное агентство в городе, или в самую крупную аудиторскую компанию, вопросов возникает значительно меньше. Многие претензии налоговиков связаны с тем, что в качестве контрагентов выступают фирмы-однодневки.

— При обращении к консультантам или маркетологам, необходимо подтверждение их квалификации. Если же компания оплачивает бухгалтерские услуги специалисту, который не имеет специального образования, это может вызвать закономерные подозрения. В этом случае налоговики снимут расходы, а в суде их действия поддержат (см. постановление № Ф06-22201/2013 от 12.10.15, выданное Арбитражным судом Северо-Кавказского округа).

Расходы на содержание автотранспорта и бензин

Проблемы с учетом расходов на бензин возникли у 21% наших клиентов. Раньше такие расходы требовалось нормировать. При соблюдении норм, которые устанавливал Минтранс, проблем не возникало. Но недавно Минфин сообщил, что нормирование отменяется (письмо № 03-03-06/1/20097 от 03.06.13, НК РФ п. 1 подп. 11 ст. 264). И теперь налоговая начинает выдвигать претензии.

Многие компании вообще перестали списывать расходы, опасаясь новых претензий и запросов. Чтобы учесть списание бензина, налоговая требует слишком много документов — путевые листы, накладные и многое другое. Иногда налоговая даже опрашивает водителей, какими маршрутами они ездят. Это нервирует людей, и списание ГСМ осуществляется в малых количествах или вообще не выполняется.

Еще одной причиной претензий является использование личных машин сотрудников. Для них установлены нормы компенсации, которые включают не только расход бензина, но и амортизацию, масло, ремонт и мойку машин. Согласно постановлению Правительства №92 от 08.02.02 она составляет:

— для машин легковых с объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб.

— для машин легковых с объемом двигателя свыше 2000 куб.см — 1500 руб.

Старые нормы покрывают всего одну заправку. При оплате бензина сверх нормы чиновники наверняка запретят списание расходов (см. письмо Минфина РФ №03-03-06/70852 от 04.12.15).

Как себя обезопасить:

Составляя путевые листы, делайте их максимально подробными. Они должны полностью отражать маршрут. Иначе подтвердить расходы можно будет лишь в суде (см. постановление № Ф08-626/2016 от 25.02.16 Арбитражного суда Сев.-Кав. округа).

Движение машин можно контролировать с использованием системы Глонасс или системы GPS-навигации. Подтверждением расходов является распечатка данных этих систем (письмо МФ РФ № 03-03-06/1/354 от 16.06.11).

Чтобы списать расходы на автомобили сотрудников, необходимо заключить с ними договоры на аренду автомобилей (письмо МФ РФ № 03-03-06/1/649 от 15.10.10).

Списание безнадежных долгов

По безнадежным долгам налоговая предъявляет претензии очень часто. Отказы получили 21% опрошенных компаний. В таких расходах они часто отказывают, мотивируя там, что компания не предприняла всех возможных мер к взысканию этих долгов, учла его в другом периоде, или не собрала набор подтверждающих документов.

К примеру, в 2012 году возник такой долг, когда покупатель не заплатил за полученный товар. После списания задолженности как безнадежной, в 2015 г., инспекторы потребовали отчета, что было сделано для возвращения долга.

Как себя обезопасить:

Согласно НК РФ (ст266), безнадежный долг может быть списан по истечению срока давности для взыскания, или же если обязательство было прекращено, так как исполнение его невозможно. Это может быть связано с тем, что постановление о том, что взыскание невозможно, приняли приставы, или если контрагент ликвидирован. После получения подтверждающих документов (постановления) необходимо уточнить декларацию за тот период, когда задолженность можно признать безнадежной. Такой вариант является самым безопасным (письмо МФ РФ № 03-03-06/2/76834 т 28.12.15)

Для того, чтобы претензий не возникло, следует подтвердить дату возникновения и сумму задолженности. Нужно представить:

— договор с суммой и датой;

— акт выполнения работ или указания услуг;

— платежные поручения;

— акт инвентаризации задолженности;

— приказ руководителя компании о списании дебиторки.

Также постарайтесь собрать документы, подтверждающие попытки взыскания долга. Это может быть переписка, выставленные претензии контрагенту, исковое заявление, поданное в суд.

В «УНП» № 39 за 2015 г. опубликована инструкция, как учитывать безнадежные задолженности, и образцы необходимых документов.

Амортизация

10% всех компаний имеют проблемы со списыванием расходов на амортизацию. Возникают вопросы по определении амортизационной группы по Классификации (постановление правительства РФ № 1 от 01.01.02). Инспекция постоянно требует расшифровок по Классификации.

Нужны подтверждения, как именно распределяется оборудование по группам. К примеру, МФУ, сочетающее в себе функции копира, сканера и принтера, можно классифицировать по коду 14 3020000 (Техника электронно-вычислительная) ко второй группе. А можно — по коду 14 3010210 («Светокопировальная техника»), и тогда он относится к третьей группе.

Как себя обезопасить

Необходимо выбирать группу строго согласно классификатору. Если устройство или другой актив может быть отнесен к нескольким группам, безопаснее выбирать большую, чтобы избегать споров. Хотя в этом случае амортизация продлится дольше.

Если же вы готовы к спорам, то можно выбирать более выгодную группу. К примеру, деревянный шкаф-сейф можно отнести не к 8 группе (сейфы), а к 4 группе (мебель). И списать его можно значительно быстрее (например, см. постановление № КА-А40/17776-10 от 27.01.11 Федерального арбитражного суда МО). Но в споре можно и проиграть, как показывает постановление № Ф04-25367/2015 от 09.11.15, Арбитражного суда Зап.Сиб. Округа.

Канцелярские и офисные расходы

Обычно на расходные материалы тратятся не слишком большие суммы. Это моющие средства, бумага, канцелярские принадлежности. Но инспекторы часто обращают на них внимание. И 5% бухгалтеров не рискуют вносить эти расходы в отчет.

Ведь очень часто такие принадлежности приобретают сотрудники за наличные и затем забывают взять товарный чек. А кассовых чеков для отчета недостаточно. Налоговые инспектора считают чек подтверждением оплаты, но не относят к первичным документам (см. письмо ФНС РФ № ЕД-4-3/11515@ от 25.06.13).

Как себя обезопасить

Необходимо объяснить сотрудникам, что при покупке канцтоваров необходимо требовать не только кассовый, но и товарный чек. Это станет подтверждением расходов (постановление № Ф09-7107/15 от 29.10.15 Арбитражного суда Уральского округа).

Другие расходы

Еще 5% расходов можно отнести в раздел «Другие». Это заработная плата, аренда, различные взносы и кредиты. Доказывать необходимость таких трат не нужно, и претензии по ним возникают реже.

← Вернуться к списку вопросов

Задать свой вопрос




Хотите стать нашим клиентом?
Есть три простых способа сделать это!

Заполните форму обратной связи
Ваше имя
Ваш e-mail
Ваш комментарий
Закажите обратный звонок, и с вами свяжется наш специалист в удобное для вас время
Ваше имя
Телефон
Время с до
Свяжитесь с нами любым другим удобным вам способом или посетите наш офис
Телефон+7-495-589-54-09
Skype yapparovb
Адрес
г. Москва, ул. Орджоникидзе, 11
Мы работаем с пн. по пт.
с 9 до 18 часов
X

Закажите обратный звонок, и с вами свяжется наш специалист в удобное для вас время

Ваше имя
Телефон
Время с до
X

Заполните форму обратной связи

Ваше имя
Ваш e-mail
Ваш комментарий