Чем опасен аутсорсинг? § Вопросы про бухгалтерию
Аутсорсинг помогает компаниям сэкономить на штатных сотрудниках, получить высококвалифицированные услуги и освободить время для ведения бизнеса. При всех преимуществах такой вид сотрудничества вызывает опасения у предпринимателей.
Руководителей беспокоит, кто будет компенсировать ущерб за ошибки в учете, как контролировать удаленного бухгалтера и сохранить коммерческую тайну. Иногда непонятен сам процесс стороннего сопровождения.
Основные риски аутсорсинга связаны с привлечением к работе фрилансеров или стажеров (мало контролируемых или вовсе без надзора). Они ведут бухгалтерию с нарушением нормативных требований и не возмещают выставленные штрафы. Такого удаленного бухгалтера сложно контролировать, он может исчезнуть вместе с документами и информационной базой.
Для бухгалтерского аутсорсинга выбирают проверенную аутсорсинговую компанию, которая застраховала свою ответственность и располагает штатом опытных и высококвалифицированных специалистов в учете и сопутствующих областях.
Предпринимателю важно понимать, какие функции бухгалтерии он передает специализированной организации и какой результат ему необходимо получить. Стороны подробно обсуждают предстоящую работу и фиксируют договоренности. Детальное рассмотрение вопросов помогает избежать недоразумений в будущем.
Заказчик контролирует сотрудников аутсорсинговой компании через личный кабинет и постоянный доступ к бухгалтерской базе. Кроме того, он регулярно получает отчеты о выполненных задачах.
До начала совместной работы стороны обсуждают процесс коммуникации и утверждают регламент документооборота. Поэтому возникающие вопросы оперативно решаются, и информация своевременно отражается в учете.
Все ключи электронно-цифровой подписи находятся у клиента, и действия с расчетными счетами совершает только он. Заказчик получает от исполнителя подготовленные платежные поручения на перечисления в бюджет, отчетность для налоговой службы и утверждает их.
Аутсорсинговая компания в рамках договора несет ответственность за результаты своей работы и заинтересована минимизировать возможные ошибки в учете. Все действия сотрудников исполнителя находятся под внутренним контролем. Нагрузка оптимально распределена, это обеспечивает своевременное выполнение всех задач.
Также в договор включают условие о неразглашении конфиденциальной информации. Фирма-аутсорсер дорожит репутацией и сохраняет коммерческую тайну клиента.
Иногда предприниматели видят функцию аутсорсинговой компании только в подготовке и сдаче отчетности. На практике заказчик получает комплексную услугу. В нее входят непосредственно процесс бухгалтерского учета, анализ деятельности, оптимизация налоговой нагрузки и организация документооборота. Исполнитель консультирует клиента и предоставляет актуальную информацию для управленческих решений.
Сотрудничество с надежной фирмой-аутсорсером сводит к минимуму риски заказчика и гарантирует получение профессиональной помощи в бизнесе.
