Как передать бухгалтерию на аутсорсинг? § Вопросы про бухгалтерию
Передача бухгалтерии на аутсорсинг помогает предпринимателю снизить расходы на штатных сотрудников, избавляет от рутинных задач и общения с налоговой инспекцией. В результате руководитель не вдается в подробности учета и получает профессиональные услуги.
До начала сотрудничества с аутсорсинговой компанией предприниматель анализирует потребности бизнеса и принимает решение, что он готов передать на стороннее сопровождение и какой результат ему необходим.
Это могут быть консультации, когда к фирме-аутсорсеру обращаются, чтобы оперативно решить нестандартную проблему. Часто требуется помощь при заполнении новых форм отчетности и внедрении в учет нормативных изменений.
Часто на стороннее сопровождение передают участок бухгалтерии. При этом выбирают наиболее проблемное и трудозатратное направление. Это может быть налоговый учет, когда в компании нет квалифицированного специалиста, или обработка первичной документации, когда необходимо разгрузить штатных сотрудников и направить их на выполнение более приоритетных задач.
При полном переводе бухгалтерии на аутсорсинг сторонняя организация выполняет все функции подразделения: обрабатывает первичную документацию, рассчитывает зарплату, формирует и сдает отчетность, ведет кадровый учет и решает сопутствующие юридические вопросы.
Предприниматель выбирает компанию-аутсорсера по ряду критериев. Заказчик оценивает:
- длительность работы и сложившуюся репутацию;
- перечень оказываемых услуг и прозрачность ценообразования;
- штат сотрудников и наличие в нем юристов, кадровиков и специалистов по различным налоговым режимам;
- используемое программное обеспечение;
- гарантии исполнителя по защите информации и компенсации штрафных санкций.
Стоимость услуг аутсорсинговая компания рассчитывает индивидуально для каждого заказчика. Итоговая сумма зависит от системы налогообложения, объема документооборота, численности сотрудников и других факторов.
После выбора исполнителя предприниматель и аутсорсинговая компания обсуждают условия сотрудничества:
- определяют объем передаваемых работ и сроки их выполнения;
- согласовывают стоимость оказываемых услуг;
- решают вопрос с подписанием документов и передачей отчетности;
- утверждают регламент документооборота и порядок работы с базой данных;
- устанавливают ответственность сторон;
- согласовывают вопросы о гарантии неразглашения информации и компенсации налоговых штрафов по вине исполнителя;
- уточняют детали контроля: доступ к бухгалтерской базе, отслеживание выполнения задач в личном кабинете и представление отчетов о работе.
После согласования условий стороны подписывают договор. Аутсорсинговая компания, в отличие от штатного бухгалтера и фрилансера, несет ответственность за свою работу в рамках Гражданского кодекса.
В начале сотрудничества исполнитель проводит экспресс-аудит бухгалтерского учета, выявляет недостающие документы, искаженную информацию и фиксирует фактическое состояние дел. Сотрудники вносят необходимые исправления и приступают непосредственно к работе.
Аутсорсинговая компания берет на себя весь учетный процесс, законно оптимизирует налоговую нагрузку, помогает принимать верные управленческие решения и дает возможность предпринимателю развивать бизнес.
