Счет 26 «Общехозяйственные расходы»: что учитывается и как закрывается

Счет 26 используется для учета общехозяйственных и управленческих расходов, не связанных напрямую с производственным процессом.

Проще говоря, если счет 20 показывает затраты на основное производство, а счет 25 — расходы на обслуживание основных и вспомогательных производств, то счет 26 чаще применяется для затрат на управление компанией: бухгалтерию, администрацию, офис, аудиторские услуги, информационно-консультационные услуги и другие общехозяйственные функции.

Полное название счета — 26 «Общехозяйственные расходы».

Зачем нужен счет 26

Основная задача счета 26 — обособить управленческие и общехозяйственные расходы от производственных затрат.

Например, производственная компания несет одновременно:

• расходы на сырье и материалы для выпуска продукции;
• зарплату рабочих;
• амортизацию станков;
• зарплату бухгалтерии;
• аренду административного офиса;
• расходы на аудит.

Первые три статьи относятся к производственной деятельности. Оставшиеся три — к управлению компанией в целом и могут учитываться на счете 26. Поэтому счет 26 помогает увидеть, сколько бизнес тратит не на само изготовление продукции, а на административно-управленческий процесс и хозяйственное обслуживание.

Счет 26 — активный или пассивный

Счет 26 — активный счет. Относится к группе собирательно-распределительных счетов. По окончании отчетного периода он должен закрываться в ноль. В балансе его не отражают.

В течение месяца по дебету счета накапливаются общехозяйственные расходы. 

По кредиту отражается их списание при закрытии периода.

Упрощенно:

дебет 26 — расходы учтены;

кредит 26 — расходы списаны.

После корректного закрытия месяца конечного сальдо по счету 26 быть не должно. Если после закрытия периода в оборотно-сальдовой ведомости остается значительный остаток, необходимо проверить настройки учетной политики и порядок списания расходов.

Что относится к общехозяйственным расходам

К общехозяйственным могут относиться расходы на управление организацией и ее административное обеспечение.

Типичные примеры:

• зарплата административно-управленческого персонала;
• страховые взносы с такой зарплаты;
• аренда административного офиса;
• амортизация основных средств управленческого назначения;
• ремонт офисного и другого общехозяйственного имущества;
• информационные услуги;
• аудит;
• юридические и консультационные услуги;
• связь и интернет для административных подразделений;
• канцелярские и хозяйственные материалы;
• командировки управленческого персонала;
• другие аналогичные расходы.

Конкретный состав зависит от специфики деятельности организации и закрепляется в ее учетной политике.

Зарплата административного персонала

На счете 26 часто отражается зарплата сотрудников, которые не участвуют непосредственно в производстве.

Например:

• директора;
• бухгалтерии;
• кадровой службы;
• административного персонала;
• юристов;
• офис-менеджеров.

Типичная проводка:

Дт 26 Кт 70

— начислена зарплата общехозяйственного персонала.

Страховые взносы:

Дт 26 Кт 69.

При этом должность сотрудника сама по себе не определяет счет учета. Важно, какие функции он выполняет и с какой деятельностью связан его труд.

Амортизация и ремонт общехозяйственных основных средств

Если основные средства используются для административных и общехозяйственных целей, их амортизация отражается по дебету счета 26.

Например:

• компьютеры бухгалтерии;
• офисная мебель;
• техника административных подразделений;
• другое имущество управленческого и общехозяйственного назначения.

Типичная проводка:

Дт 26 Кт 02

— начислена амортизация общехозяйственных основных средств.

Если оборудование непосредственно используется в производстве, его амортизацию обычно учитывают на счетах 20 «Основное производство» или 25 «Общепроизводственные расходы».

Расходы на ремонт имущества общехозяйственного назначения также могут формировать дебет счета 26 в зависимости от характера операции.

Аренда, аудит и консультационные услуги

Аренда административного офиса — типичный общехозяйственный расход.

Проводка:

Дт 26 Кт 60

— признаны услуги арендодателя.

На счет 26 также могут относиться аудиторские, консультационные, информационные и юридические услуги, если они связаны с деятельностью организации в целом.

Если же услуга напрямую связана с производством конкретной продукции, выполнением работ или созданием отдельного актива, нужно определить другой порядок учета.

Материалы и подотчетные расходы

Если материалы используются для общехозяйственных нужд, их стоимость списывается напрямую:

Дт 26 Кт 10.

Например, это могут быть канцтовары, бытовая химия и расходные материалы административного подразделения.

Если сотрудник понес общехозяйственные расходы через подотчет:

Дт 26 Кт 71.

Для расчетов с другими контрагентами может применяться:

Дт 26 Кт 76.

Основные проводки по счету 26

Операция	Проводка
Начислена зарплата администрации	Дт 26 Кт 70
Начислены страховые взносы	Дт 26 Кт 69
Начислена амортизация управленческих ОС	Дт 26 Кт 02
Переданы материалы на общехозяйственные нужды	Дт 26 Кт 10
Получены услуги поставщика	Дт 26 Кт 60
Учтены подотчетные расходы	Дт 26 Кт 71
Отражены расчеты с прочими контрагентами	Дт 26 Кт 76
Признано соответствующее оценочное обязательство	Дт 26 Кт 96

Точный набор проводок определяется содержанием операции.

Что не нужно автоматически относить на счет 26

Счет 26 не является универсальным счетом для всех расходов, которые бухгалтер затруднился классифицировать.

На него не стоит автоматически относить:

• сырье и материалы для производства;
• зарплату основных производственных рабочих;
• амортизацию производственного оборудования;
• расходы на обслуживание конкретного производственного подразделения;
• стоимость товаров для перепродажи;
• расходы на продажу.

Сначала нужно определить экономическое содержание расхода, а затем выбрать счет.

Чем счет 26 отличается от счета 20

Счет 20 «Основное производство» предназначен для учета затрат, непосредственно связанных с основной производственной деятельностью.

Например:

Дт 20 Кт 10

— материалы переданы в производство.

Счет 26 используется преимущественно для управления организацией и общехозяйственных нужд.

Условно:

20 — производим продукцию;

26 — управляем организацией.

Чем счет 26 отличается от счета 25

Счет 25 «Общепроизводственные расходы» используется для затрат на организацию и обслуживание самого производства.

Например:

• содержание цеха;
• зарплата руководителей производственного подразделения;
• амортизация оборудования общего назначения внутри цеха;
• другие расходы, связанные с производственным процессом в целом.

Счет 26 относится к управлению организацией.

Условно:

25 — управляем производством;

26 — управляем компанией.

Это одно из ключевых различий между счетами.

Чем счет 26 отличается от счета 44

Счет 44 «Расходы на продажу» предназначен для расходов, связанных с реализацией продукции и товаров.

Например:

• реклама;
• доставка покупателю;
• упаковка для реализации;
• другие коммерческие расходы.

Счет 26 предназначен для общехозяйственных и управленческих расходов.

Для торговых организаций именно счет 44 обычно является основным счетом учета расходов обращения, поэтому переносить административные расходы торговли на 26 механически не следует.

Как закрывается счет 26 в бухгалтерском учете

В течение месяца на счете 26 накапливаются общехозяйственные расходы.

Например:

зарплата администрации — 350 000 рублей;

страховые взносы — 105 000 рублей;

аренда офиса — 150 000 рублей;

связь и интернет — 20 000 рублей;

юридические и аудиторские услуги — 75 000 рублей.

Итого:

700 000 рублей.

В конце месяца накопленные расходы нужно списать.

Для обычных управленческих расходов применяется списание в расходы периода:

Дт 90 Кт 26

— списаны общехозяйственные расходы.

В бухгалтерских программах для аналитики может использоваться отдельный субсчет, например 90.08 «Управленческие расходы».

При этом номер 90.08 не является обязательным для всех организаций: конкретную систему субсчетов компания определяет в рабочем плане счетов и учетной политике.

Почему счет 26 обычно закрывают на счет 90

ФСБУ 5/2019 запрещает включать в фактическую себестоимость незавершенного производства и готовой продукции управленческие расходы.

Например, затраты на:

• бухгалтерию;
• административный офис;
• HR;
• управление компанией;
• аудит;
• юридическое сопровождение бизнеса в целом

не становятся частью стоимости готовой продукции только потому, что организация занимается производством.

Поэтому такие расходы признаются расходами периода и списываются через счет 90.

Можно ли закрывать счет 26 на счет 20

План счетов предусматривает корреспонденцию счета 26 со счетом 20.

Однако применять проводку:

Дт 20 Кт 26

автоматически ко всему обороту счета 26 нельзя.

По ФСБУ 5/2019 управленческие расходы можно включать в фактическую себестоимость НЗП и готовой продукции только тогда, когда они непосредственно связаны с производством продукции, выполнением работ или оказанием услуг.

Поэтому старое универсальное правило:

«в конце месяца счет 26 закрывается на 20»

для современного учета не подходит.

Если отдельные управленческие затраты напрямую связаны с производством, их включение в себестоимость должно быть экономически обосновано, закреплено в учетной политике и подтверждаться аналитическим учетом.

Может ли счет 26 закрываться на другие счета

План счетов предусматривает корреспонденцию со счетами 23 «Вспомогательные производства» и 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».

Но сама возможность сделать проводку не означает, что обычные административные расходы можно без анализа распределять по производственным счетам.

Сначала нужно определить содержание расхода и требования действующих стандартов.

Должно ли быть сальдо по счету 26

После корректного закрытия месяца счет 26 не должен иметь конечного сальдо.

Если в ОСВ остается дебетовый остаток, стоит проверить:

• выполнено ли регламентное закрытие месяца;
• правильно ли настроены статьи затрат;
• корректно ли указаны подразделения;
• настроен ли способ списания;
• соответствует ли учетная политика фактическим настройкам;
• нет ли ошибок в бухгалтерской программе.

Не нужно вручную создавать проводку только ради обнуления счета. Сначала следует найти причину возникновения остатка.

Как читать ОСВ по счету 26

Предположим:

начальное сальдо — 0;

дебетовый оборот — 800 000 рублей;

кредитовый оборот — 800 000 рублей;

конечное сальдо — 0.

Это означает, что за месяц организация накопила 800 000 рублей общехозяйственных расходов и полностью списала их при закрытии периода.

Если конечное сальдо не нулевое, требуется дополнительная проверка.

Управленческие расходы в отчетности

Если затраты счета 26 признаны управленческими расходами периода, в отчете о финансовых результатах они отражаются по строке:

2220 «Управленческие расходы».

Например:

выручка — 10 000 тыс. рублей;

себестоимость продаж — 6 000 тыс.;

коммерческие расходы — 500 тыс.;

управленческие расходы — 1 000 тыс.

Прибыль от продаж:

10 000 − 6 000 − 500 − 1 000 = 2 500 тыс. рублей.

Любое увеличение управленческих расходов напрямую уменьшает финансовый результат периода.

Счет 26 у производственных организаций

В производственной компании счет 26 позволяет отделить управление организацией от самого производства.

Например:

20 счет — затраты непосредственно на выпуск продукции;

25 счет — организация и обслуживание производства;

26 счет — управление компанией в целом.

Такое разделение помогает корректно формировать себестоимость и отдельно анализировать административные расходы.

Счет 26 у организаций, оказывающих услуги

Счет 26 применяется и организациями, деятельность которых не связана с классическим производством.

На нем могут учитываться:

• зарплата административного персонала;
• аренда офиса;
• бухгалтерское сопровождение;
• общехозяйственная связь;
• аудит;
• консультационные услуги.

При этом расходы сотрудников, непосредственно оказывающих клиентские услуги, по экономическому содержанию отличаются от затрат администрации, поэтому их нужно учитывать отдельно в соответствии с учетной политикой.

Счет 26 в торговле

Для торговой деятельности характерен счет 44 «Расходы на продажу».

Поэтому утверждение:

«все административные расходы любой организации идут на 26»

неверно.

В торговой компании порядок учета зависит от характера расходов, рабочего плана счетов и учетной политики. Расходы обращения обычно учитываются на счете 44.

Аналитический учет по счету 26

Один общий оборот счета 26 мало помогает анализировать расходы.

Полезно вести аналитику по статьям:

• зарплата администрации;
• страховые взносы;
• аренда;
• связь и интернет;
• амортизация;
• аудит;
• юридические услуги;
• консультации;
• командировки;
• хозяйственные расходы.

Можно дополнительно вести учет по подразделениям и центрам ответственности.

Такая детализация позволяет быстро понять причины роста общехозяйственных расходов и выявить статьи, которые потребляют больше всего средств.

Частые ошибки при работе со счетом 26

Отнесение на счет 26 всех непонятных расходов

Счет нельзя использовать как универсальное место для затрат, которые бухгалтер не смог классифицировать.

Смешение производственных и общехозяйственных расходов

Амортизация станка и амортизация компьютера бухгалтерии имеют разное назначение.

Автоматическое закрытие счета 26 на счет 20

Такой подход не учитывает требования ФСБУ 5/2019. Обычные управленческие расходы не должны формировать себестоимость запасов.

Наличие остатка по счету 26 на конец месяца

Если после регламентных операций остается сальдо, нужно проверить настройки учета.

Отсутствие аналитики

Одна статья «Общехозяйственные расходы» не позволяет руководству понять причины роста административных затрат.

Смешение счетов 25 и 26

Счет 25 связан с организацией производства, счет 26 — с управлением компанией.

Смешение счетов 26 и 44

Счет 44 связан с продажами и особенно характерен для торговли, счет 26 — с общехозяйственными функциями.

Часто задаваемые вопросы

Главное о счете 26

Счет 26 предназначен для учета общехозяйственных и управленческих расходов, которые относятся к деятельности организации в целом и непосредственно не связаны с производством.

На нем могут учитываться зарплата администрации, страховые взносы, аренда офиса, амортизация управленческих ОС, аудит, консультационные и другие аналогичные расходы.

В течение месяца суммы накапливаются по дебету счета 26.

Обычные управленческие расходы периода списываются:

Дт 90 Кт 26.

После корректного закрытия месяца конечного сальдо по счету 26 быть не должно.

Главный принцип — относить затраты на тот или иной счет исходя из их экономического содержания и требований действующих стандартов, а не только по привычной схеме прошлых лет.

Если разбираться с требованиями ФСБУ 5/2019 и распределением затрат нет времени, передайте эту задачу в Центр профессиональной бухгалтерии. Специалисты разработают учетную политику и настроят корректное закрытие счета 26, чтобы сальдо не зависало на конец месяца.