Что такое ЕИС и как в ней работать

Через Единую информационную систему (ЕИС) бизнес участвует в государственных закупках. Система упрощает взаимодействие заказчиков и поставщиков, делая процесс более прозрачным и удобным. 

Наши эксперты рассказали, кто может стать участником ЕИС, как зарегистрироваться и начать работу.

Функции ЕИС в сфере закупок

ЕИС – это цифровая платформа, где размещаются сведения о государственных и муниципальных закупках, а также о закупках госкомпаний. 

Здесь собрана информация о предстоящих и прошедших тендерах, средних ценах на товары и услуги. Можно увидеть планы закупок конкретного заказчика, ранее заключенные контракты и список недобросовестных поставщиков.

Предприниматели находят актуальные для себя тендеры, знакомятся с условиями участия, скачивают документацию для подготовки заявки и направляют свои предложения.

ЕИС является государственной платформой, гарантирующей достоверность информации. Сведения, кроме относящихся к гостайне, доступны всем пользователям.

Соблюдение законодательства контролирует ФАС и другие надзорные органы.

Заказчики и исполнители

В качестве участника на портале закупок ЕИС могут зарегистрироваться организации, индивидуальные предприниматели и самозанятые. Равный доступ к информации повышает конкуренцию среди поставщиков.

Запрещено участвовать в закупках:

• компаниям, признанным несостоятельными или находящимся в процессе ликвидации;
• субъектам бизнеса с задолженностью перед бюджетом;
• организациям, включенным в реестр недобросовестных поставщиков;
• офшорным фирмам.

Заказчиками могут быть:

• государственные и муниципальные организации. Они являются получателями бюджетных средств и могут приобретать товары, работы или услуги только через тендер. В качестве примера можно привести образовательные учреждения;
• госкорпорации и силовые структуры;
• естественные монополии с долей государства более 50%, их дочерние компании;
• бюджетники, проводящие закупки за счет собственных средств.

Заказчики размещают основную информацию обо всех этапах закупки:

• планы и изменения к ним. То есть, что и когда они собираются приобретать в течение года;
• извещения и документация о закупке. Сведения относятся к конкретному тендеру;
• данные о заключении, исполнении или расторжении договора.

Регистрация в ЕИС

Регистрация в качестве участника – это обязательное условия допуска к торгам. Без нее можно лишь ознакомиться с информацией, размещенной в системе. 

Для регистрации потребуется выполнить следующие шаги.

1. Провести подготовительную работу:

• получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она оформляется на директора компании, индивидуального предпринимателя или сотрудника, действующего от имени фирмы;
• настроить рабочее место. Требования к программному обеспечению и инструкция по настройке размещены непосредственно в системе. Практика показывает, что для решения задачи лучше привлечь профессионалов; 
• зарегистрироваться на Госуслугах. Это необходимо сделать отдельно руководителю, его доверенному лицу и организации. Такая учетная запись поможет подключиться к ЕИС и передавать информацию;
• подготовить регистрационные документы. Для юридических лиц это устав и согласие на совершение крупных сделок. 

2. Создать учетную запись на платформе ЕИС. Для этого необходимо войти в личный кабинет участника закупок через профиль на Госуслугах. Соответствующее действие руководитель организации подтверждает своей УКЭП.

Затем система проверяет настройки рабочего места и если нет отклонений, автоматически предлагает приступить к созданию профиля.

3. Заполнить анкету. Частично сведения подтягиваются из Госуслуг, но они все равно требуют проверки. Может быть указан уволившийся директор или неверная дата регистрации.

В анкете необходимо заполнить:

• контакты;
• максимальную сумму одного контракта;
• информацию об уполномоченных представителях предприятия.

Дополнительно организации загружают устав и согласие на совершение крупных сделок. 

Также целесообразно указать, на чем специализируется исполнитель (например, на разработке обучающих программ), и загрузить лицензии и сертификаты, если они необходимы для будущих поставок.

Руководитель подписывает и отправляет документ.

4. Получить аккредитацию на площадках. Система проверяет заявку и, если она правильно составлена, вносит компанию в реестр участников закупок. Как правило, процедура занимает один день.

Завершающий этап – автоматическая аккредитация участника на электронных торговых площадках. Более продолжительный процесс, придется подождать пять дней. Следует контролировать ситуацию и проверять статус в личном кабинете.

После завершения интеграции у нового участника появляется возможность подавать заявки и заключать контракты.

Как работать в ЕИС

После того, как компания успешно прошла регистрацию, она выбирает интересующий ее тендер. Для поиска предусмотрены различные фильтры и функционал мониторинга. 

Исполнитель изучает информацию заказчика: описание объекта, технические задания, требования и условия. Затем он составляет и подает заявку.

По результатам торгов или конкурса заказчик выбирает контрагента и заключает с ним контракт. 

Участвуя в закупках, необходимо реально оценивать свои возможности. Если исполнитель уклонится от подписания договора или не выполнит его условия, он попадет в реестр недобросовестных поставщиков. В этот же «черный список» включают организации, уличенные в нарушении антидемпинговых мер или в сговоре. Таким фирмам запрещается в течение двух лет участвовать в закупках.

Плюсы и минусы ЕИС

Новым участникам важно знать, что для работы с ЕИС потребуются знания и навыки. При всей доступности информации платформа не учитывает специфику отдельных направлений деятельности и заключаемых сделок. 

Рассмотрим плюсы и минусы системы.

Преимущества:

• бесплатная регистрация;
• вся информация собрана в одной базе. Это упрощает процесс поиска;
• к госзакупкам есть доступ у большинства субъектов бизнеса;
• система автоматически предоставляет аккредитацию на торговых площадках.

Недостатки:

• для участия в процедурах придется оформить УКЭП;
• из-за технических сбоев срывается отправка заявок;
• необходимо время, чтобы разобраться в интерфейсе ЕИС;
• строгие требования. Любая ошибка при заполнении форм может привести к проблемам в будущем.

Специалисты аутсорсинговой компании помогут разобраться в специфике торговых площадок и подготовят документы для участия в закупках.