Как правильно составить смету

Чаще всего сметы используются в строительстве. Однако этот финансовый документ помогает планировать и контролировать расходы в любом проекте независимо от масштаба и сферы деятельности. Например, при запуске стартапа или организации корпоратива.

Разберемся, что включает в себя смета, как ее составить и какие ошибки бывают при подготовке. 

Для чего нужна смета?

Смета – это финансовый документ с полным расчетом предстоящих расходов на реализацию проекта. Чем точнее она составлена, тем меньше непредвиденных затрат возникнет. 

По сути речь идет об инструменте, который помогает:

• контролировать бюджет. Строгое соблюдение установленного лимита позволяет избежать перерасходов;
• прогнозировать затраты. Еще до начала работы предприниматель знает, сколько денег потребуется. Он может оценить собственные финансовые возможности и при необходимости найти дополнительные источники средств;
• оценить рентабельность. От убыточных инициатив можно отказаться на стадии планирования.

Приведем примеры. 

1. Компания заказывает проведение корпоративного мероприятия. Директор хочет знать, что входит в оплату: аренда площадки и ее оформление, банкетное меню, услуги ведущего и фотографа.

2. Предприятие запускает новую производственную линию. Собственникам бизнеса необходимо видеть затраты на покупку оборудования, материалов, зарплату персонала и расчет окупаемости.

Составление сметы можно поручить руководителю направления или бухгалтеру. Все зависит от масштаба и сложности проекта.

Если речь идет о строительстве, необходимо обратиться к профессиональному сметчику. В этой сфере действуют жесткие регламенты, и малейшая ошибка грозит серьезными проблемами и финансовыми потерями.

Виды смет

Сметы можно разделить на две группы: строительные и сметы для внутренних проектов компании. Например, запуск нового продукта или открытие филиала.

В зависимости от детализации расходов сметы бывают трех видов.

 1. Локальная. Это детальный расчет по одной конкретной задаче или отдельному этапу проекта. 

Например, стоимость видео-уроков для образовательного курса. Сюда включают услуги оператора, аренду оборудования и работы по монтажу.

2. Объектная. Объединяет несколько локальных смет для одного объекта и представляет собой сумму затрат по проекту или направлению.

Для маркетинговой компании это расходы на продвижение нового продукта: исследования, контекстная и таргетированная реклама, привлечение блогеров.

3. Сводная. Финансовый план, который объединяет несколько объектных смет в рамках направления бизнеса.  

Для сети пекарен при открытии трех новых точек это суммарные затраты на аренду и ремонт помещения, закупку оборудования, зарплату персонала и логистику.  

Из чего состоит смета?

Документ включает в себя несколько основных блоков, которые сведены в таблицу.

Прямые расходы. Это затраты, непосредственно связанные с созданием продукта или услуги. Для стартапа это может быть закупка серверов и оплата работы программистов, для мероприятия – аренда зала и гонорары артистов, для производства – сырье и комплектующие. 

Накладные расходы. Сюда включают издержки, которые напрямую не относятся к конкретному проекту, но необходимы для его реализации. Например, обеспечение условий труда, мобильная связь и логистика. 

Непредвиденные расходы. Их величину устанавливают в процентном отношении от общего бюджета. Это резерв на случай форс-мажора (незапланированный ремонт оборудования или аренда сверх графика).

Прибыль. Ее необходимо заложить, чтобы оценить рентабельность проекта.

Порядок составления сметы

Чтобы подготовить рабочий финансовый документ, следует разбить проект на этапы, оценить ресурсы и предусмотреть возможные риски. Рассмотрим каждый шаг и приведем примеры. 

1. Разделить проект на логические блоки и определить перечень задач по каждому из них

Для онлайн-курса это может выглядеть следующим образом:

• этап 1. Подготовка. Разработка программы, написание сценариев уроков;
• этап 2. Производство. Съемка и монтаж видео, работа со звуком, выбор обучающей платформы;
• этап 3. Продвижение. Создание лендинга, настройка рекламы, рассылки и проведение вебинаров.

Грамотная разбивка позволяет увидеть, когда именно понадобятся деньги и в каком объеме.

2. Определить необходимые ресурсы для каждой задачи и прописать срок их получения

В нашем случае на этапе производства потребуется нанять оператора, монтажера и специалиста по звуку, а также арендовать площадку и оборудование.

3. Оценить стоимость каждого ресурса

 Для этого есть три способа:

• запрос коммерческих предложений у потенциальных поставщиков и подрядчиков. Эксперты рекомендуют сделать несколько запросов;
• анализ рынка. Стоимость товаров и услуг можно сравнить на сайтах и маркетплейсах;
• внутренние данные. В случае привлечения штатных сотрудников для расчета стоимости работ ориентируются на оклады или часовые ставки.

Помните, что цены не следует занижать. Лучше заложить более высокие цифры и подготовить пессимистический вариант. Это позволит остаться в рамках бюджета, если у поставщиков изменится прайс. 

4. Проверить доступность ресурсов

 Чтобы не столкнуться с проблемами, необходимо заранее узнать срок поставок материалов и загруженность исполнителей. Иногда приходится покупать товар по более высокой цене, но с быстрой доставкой.

Лучше на начальном этапе подготовить календарный план и сопоставить его с графиком работ подрядчиков и поставщиков.

Например, онлайн-школа запланировала съемку на 15 мая. Студия оказалась занята, а через день оператору необходимо уехать. В результате запуск курса сдвигается. Своевременная проверка доступности спасает от таких ситуаций.

5. Оценить риски проекта

 В процессе работы можно столкнуться с негативными факторами:

• стоимость аренды и рекламы повысилась;
• оборудование вышло из строя. Необходим ремонт или покупка нового;
• ключевой специалист заболел. Приходится искать замену и переплачивать за срочность.  

Поэтому в смете должен быть резервный фонд на непредвиденные расходы. Обычно на это выделяют от 5 до 20% от общего бюджета в зависимости от специфики проекта.

Ошибки при составлении смет

Использование устаревших данных. Цены на рынке постоянно меняются. Смета, составленная три месяца назад, к моменту старта может оказаться неактуальной. Данные необходимо постоянно проверять и корректировать с учетом инфляции и роста цен.

Отсутствие резервного фонда. Если он не заложен, при малейшем отклонении от плана придется искать дополнительные средства. В противном случае работа остановится. 

Неполный перечень расходов. В смету часто забывают включить затраты на логистику, упаковку, мелкий инструмент и банковскую комиссию. В сумме они могут составлять значительную часть бюджета.

Специалисты аутсорсинговой компании помогут спланировать весь объем расходов, учитывая задачи бизнеса, и проконсультируют о возможных рисках.