Табель учета рабочего времени

На нашем сайте вы можете скачать Табель учета рабочего времени. Все документы предназначены для ознакомления или заполнения.

Табель учета рабочего времени необходим для отражения информации о величине отработанных часов, продолжительности отпусков, больничных, нахождении в командировках и причинах отсутствия на рабочем месте. Сведения группируются по каждому сотруднику.

Компания может использовать унифицированный бланк или разработать собственную форму.

Общие сведения

Табель относится к первичным учетным документам. На основании собранной информации бухгалтерия начисляет зарплату и иные выплаты. Поэтому ошибки в процессе заполнения приводят к неточностям в расчетах с персоналом и исчислении налогов.

Документ запрашивают государственные органы в ходе проверок. С его помощью инспекторы ФНС оценивают корректность определения базы по НДФЛ, страховым взносам и величины расходов на оплату труда.

Формуляр также служит для контроля за соблюдением режима труда и отдыха. Кроме того, табель пригодится в случае судебного разбирательства с работниками. Например, при увольнении за прогулы.

Если работодатель не ведет учет рабочего времени, ему грозят штрафные санкции.

Назначение ответственного лица

В зависимости от численности персонала и структуры предприятия это может быть бухгалтер, кадровик или руководитель отдела и цеха. Потребуется приказ о назначении и внесение соответствующих функций в должностную инструкцию. Таким образом происходит распределение ответственности.

Табель заполняется целиком на всю фирму или по подразделениям.

Закон допускает ведение формуляра в электронном формате. После того как вся информация внесена, его распечатывают и передают на подпись ответственным лицам.

Какие бланки можно использовать?

Для табеля предусмотрены две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Основное их отличие заключается в том, что табличная часть Т-12 содержит блок, посвященный расчетам по зарплате. Это более объемный формуляр, который подразумевает заполнение вручную.

Форма Т-13 предназначена для электронного внесения данных и состоит из одного раздела по учету рабочего времени. Она применяется в специализированных программах и является самой распространенной на практике. Далее рассмотрим ее подробнее.

Компания также может разработать собственный бланк. Главное, чтобы в нем содержались обязательные реквизиты для «первички» и необходимая информация для учета отработанного времени и расчетов с персоналом. Образец табеля и инструкцию по его заполнению следует утвердить локальным актом.

Кодовые обозначения

Для большинства трудовых ситуаций предусмотрен буквенный или цифровой шифр. То есть с помощью установленных показателей кадровик по каждому сотруднику фиксирует время, подлежащее оплате, специфику деятельности и причины отсутствия на рабочем месте. Полный перечень приведен на титульном листе формы Т-12.

Если не хватает стандартного набора кодов, компания может разработать собственные, которые наиболее детально отражают конкретное событие. Также следует выбрать порядок обозначения, то есть буквы или цифры.

Фиксирование отработанного времени

Действующие правила допускают использование одного из двух вариантов.

1. Сплошной метод. Здесь регистрируются явки, отсутствие на рабочем месте и любые отклонения от нормального режима, например, сверхурочный труд или командировки.

2. Регистрация отклонений. Это означает, что отражаются только несоответствия с графиком.

Компания самостоятельно выбирает способ учета и закрепляет его в локальном акте. Отметки об отклонениях проставляются на основании подтверждающих документов. К ним относятся график отпусков, приказ о направлении в командировку или на медосмотр.

Если причина отсутствия специалиста неизвестна, проставляют обозначение «НН». Когда человек выйдет на работу, он предоставит документы, по которым можно внести изменения в табель.

Порядок заполнения формы Т-13

В заголовочной части содержится наименование фирмы, ее организационно-правовая форма, ОКПО и название структурного подразделения (если оно предусмотрено). Порядок оформления и заполнения каждый хозяйствующий субъект устанавливает самостоятельно.

Далее необходимо ввести дату, отчетный месяц и указать номер документа. Перечень работников заполняется по алфавиту или по возрастающему значению табельных номеров.

Для внесения данных по каждому дню месяца предусмотрено две строки. В первой указывается код, обозначающий явку либо отсутствие специалиста на рабочем месте по определенной причине, во второй – продолжительность трудовой деятельности в часах.

Специалист, ответственный за ведение табеля, заполняет графы с 1 по 6. После внесения данных он распечатывает документ в одном экземпляре и расписывается. Также свои подписи ставят кадровик и руководитель структурного подразделения.

Если в компании действует система электронного документооборота, уполномоченные работники заверяют форму цифровой подписью.

Оформленный бланк передается в бухгалтерию. Остальную информацию вносит бухгалтер по расчету зарплаты. Это код, установленный ФНС и корреспондирующий счет для дальнейшего отражения начислений.

Для корректного расчета зарплаты табель следует предоставлять два раза в месяц.

Возможные ситуации

Специалист 2 часа трудился сверхурочно. В данной ситуации необходимо зафиксировать время, отработанное по графику, и отдельно «сверхурочку». В ячейке за конкретный день для каждого промежутка через дробь ставим свое обозначение: «Я/С». По тому же правилу записываем часы: «8/2».

Сотрудник находился в командировке и работал в выходной день. Здесь также потребуется двойной код: «К/РВ» и указание отработанных часов. Это означает, что гражданину помимо суточных полагается оплата в повышенном размере или отгул.

Исправление ошибок

Одной чертой зачеркивается ошибочное значение и немного выше вписываются верные сведения. Рядом специалист, вносивший изменение, указывает свою должность, фамилию, расписывается и ставит дату.

Когда табель невозможно исправить, оформляют корректирующий документ с изменениями. Аналогичный порядок применяется для документов в электронном формате.

Правила хранения

В общем случае закон предписывает обеспечить сохранность табеля на протяжении 5 лет. Для специалистов с вредными и опасными условиями труда срок увеличен до 50 лет.

В разделе Бухгалтерские Документы

Вам доступны должностные инструкции, трудовые договоры, контракты на поставку товаров и оказание услуг, шаблоны заявлений, приказов и деловых писем, примеры ответов на запросы ИФНС, распорядительные документы, устав юридического лица и штатное расписание. Здесь же находятся актуальные бланки для учета материальных ценностей и проведения инвентаризации, доверенности и декларации.

На сайте представлены образцы форм. Если потребуется документ для конкретной ситуации в бизнесе, наша компания составит его, исходя из специфики фирмы и при необходимости проведет консультацию. Мы разработаем учетную политику и внутренние нормативные акты, подготовим бухгалтерскую и налоговую отчетность, оформим соглашения в рамках гражданского и трудового права.

---