Какие документы должен вести бухгалтер? § Вопросы про бухгалтерию
В задачи бухгалтерского учета входит своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности предприятия и систематизация полученных сведений. Эти процессы связаны с оформлением большого объема бумажных и электронных форм, которые разделяют на две группы: первичные документы и регистры учета.
Как правило, в работе используют унифицированные бланки. В то же время компания вправе их доработать и создать новые. Такие решения утверждают в учетной политике и прикладывают образцы форм. Здесь же фиксируют перечень регистров, применяемых компанией.
Первичные документы подтверждает каждую хозяйственную операцию. Их оформляют сотрудники предприятия и контрагенты. Бухгалтер проверяет правильность заполнения, содержание и при необходимости возвращает для исправления.
Важно принять к учету сведения, оформленные в соответствии с требованиями законодательства и отражающие фактические события. К примеру, для подтверждения расходов необходимы договор, выставленный счет, банковская выписка и товарная накладная на получение материальных ценностей.
Обработка информации – это трудоемкая работа, в которой легко допустить ошибку и отразить в учете некорректно заполненный бланк. Поэтому налоговики уделяют первичной документации особое внимание и исключают из состава затрат неверно оформленную хозяйственную операцию. Отсутствие подтверждающих документов – также грубое нарушение правил учета доходов и расходов.
За формальный подход к рутинным задачам предприятие платит штрафы.
В случае с расчетом зарплаты бухгалтер дополнительно контролирует кадровый документооборот. Ревизоры изучают приказы, штатное расписание, трудовые договоры и табель учета рабочего времени. Ситуация усложняется тем, что это направление проверяют налоговики, сотрудники Социального фонда и другие государственные организации.
Информация из первичной документации систематизируется и обобщается в регистрах. Применение таких форм является обязательным условием для каждого предприятия. Регистры ведут в установленном порядке в соответствии с учетной политикой. В них содержатся сведения, которые являются основанием для составления отчетности.
Эффективная обработка информации повышает качество бухгалтерского учета. Для выполнения требований законодательства и получения достоверных сведений компании разрабатывают график документооборота. В нем определяют ответственных за оформление, передачу и хранение документов, порядок движения между подразделениями, сроки проверки и согласования.
Бухгалтер ведет документы, подтверждающие факты хозяйственной деятельности предприятия и систематизирующие информацию о них. Грамотно организованная система документооборота помогает избежать сбои в бизнес-процессах и оперативно обнаружить некорректную или недостающую информацию. В результате усиливается контрольная функция бухгалтерии и оптимизируется процесс подготовки отчетности.
