Можно ли заключить трудовой договор без записи в трудовую книжку? § Вопросы про бухгалтерию
Закон обязывает организации и ИП отображать все сведения о деятельности персонала. Для этого ответственное лицо информирует Социальный фонд о кадровых событиях и параллельно ведет трудовые книжки.
Иногда сотрудник просит руководителя не делать запись в документе, если она не относится к его основной деятельности. Прежде чем пойти ему навстречу, следует внимательно ознакомиться с последствиями, которые грозят компании.
Специфика цифровой базы данных трудоустройства
Начиная с 2021 года для всех граждан заполняют электронные трудовые книжки (ЭТК). Если человек начал работать раньше, он может продолжать использовать привычный формат.
Для выполнения нормативных требований предприятие информирует Социальный фонд о каждом приеме на работу, увольнении и переводе на другую должность. Сведения об этом содержатся в подразделе 1.1. формы ЕФС-1. Независимо от ведения бумажного бланка, данные вносятся в базу государственного учреждения.
Если человек через личный кабинет на сайте СФР или портал Госуслуги запросит выписку о своей трудовой деятельности, в ней будут отражены все периоды работы. Записи бумажного носителя на это не влияют.
В каких случаях допустима деятельность по договору без трудовой книжки?
Книжка подтверждает стаж физического лица при приеме на работу. В то же время закон предусматривает несколько случаев, когда можно сотрудничать без нее.
1. Соискатель начал трудовую деятельность после 1 января 2021 года. В данной ситуации для документа предусмотрен только цифровой формат. Для заполнения ЭТК компания направляет в Социальный фонд отчет ЕФС-1.
2. Сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки. В этом случае бланк содержит информацию о переходе на электронный вариант, и больше сведения в печатную форму документа не вносят. При трудоустройстве гражданин передает в кадровую службу справку СТД-Р, которую заполнил предыдущий работодатель.
3. Специалист работает по совместительству. Человек самостоятельно решает, необходима ему запись об этом или нет. Внести информацию по его просьбе может только основной работодатель. Для этого необходимо представить справку или иные подтверждающие документы с места дополнительной работы. В данном случае фиксируют факт начала сотрудничества и его прекращения.
Если работник является внутренним совместителем, с ним заключают соглашение, в котором прописывают режим труда и характер работы. Запись руководитель также вносит по его желанию.
4. Трудовой договор заключен с дистанционным сотрудником. В этом случае закон допускает работу без ведения трудовой книжки. Такое условие необходимо согласовать со специалистом и включить в договор, который подтверждает факт занятости. В будущем работник может изменить свое решение и обратиться в компанию с просьбой сделать запись. Для этого он должен предоставить оригинал документа.
Следует помнить, что данное исключение не распространяется на персонал, выполняющий надомную работу.
5. Работодатель является физическим лицом без статуса ИП. Такая ситуация возможна при оформлении няни для ребенка или садовника.
Заполнять трудовые книжки вправе только организации и индивидуальные предприниматели. Поэтому наниматель ограничивается оформлением договора с указанием всех существенных условий. К ним относятся выполняемые функции и порядок оплаты. Также в обязанности работодателя входит перечисление страховых взносов и других обязательных платежей и регистрация соглашения в органе местного самоуправления.
Делают ли запись в трудовой книжке в рамках договора ГПХ?
Сотрудничество по договорам ГПХ не подпадает под нормы трудового законодательства и регламентируется положениями Гражданского кодекса. Следовательно, запись вносить не нужно. При этом заказчик обязан проинформировать СФР о таком взаимодействии и перечислить в бюджет обязательные платежи за исполнителей.
При подготовке договора необходимо исключить формулировки, характерные для найма штатных сотрудников.
Ответственность работодателя за прием на работу без записи в трудовой книжке
Если компания принимает в штат персонал и проводит процедуру оформления ненадлежащим образом, ей грозит штраф.
Тот факт, что наниматель допустил ошибку, не избавляет его от выполнения установленных требований: своевременной оплаты труда и предоставления льгот и гарантий.
Нарушения трудового законодательства влекут за собой ощутимые штрафы для бизнеса.
Чтобы не тратить время на изучение действующих нормативов и избежать неприятностей при проверках, следует передать кадровый учет и расчет зарплаты на стороннее сопровождение. Специалисты аутсорсинговой компании возьмут на себя решение вопросов, связанных с оформлением документов и отчетностью.
← Вернуться к списку вопросов
