Списание ГСМ производят на основании путевых листов автомобилей.

Ежедневно диспетчер (или другой работник, на которого возложены эти обязанности) выписывает и выдает водителям на каждый автомобиль путевой лист. В выданном путевом листе отмечаются:

— маршрут поездки (или шифр производственных затрат). Эта информация необходима для правильного отнесения стоимости списываемого ГСМ по видам затрат организации (виды услуг, подразделения и т.п.);

— показания спидометра при выезде из гаража и при возвращении в гараж. Разница между показаниями спидометра – это пробег автомобиля (в км);

— количество ГСМ, заправленного в бак автомобиля.

Для расчета стоимости списанного ГСМ также необходимы нормы расхода ГСМ по маркам и видам автомобилей. Они изложены в Методических рекомендациях, утвержденных Министерством транспорта РФ. Нормы указаны в литрах на 100 км пробега. В этом же документе перечислены случаи, в которых нормы расхода могут быть изменены (повышены или понижены), например:

— в зимнее (холодное) время года (в зависимости от климатических зон);

— при работе в городах (в зависимости от численности населения);

— в зависимости от срока эксплуатации транспортного средства и др.

Нормы расхода ГСМ, указанные в Методических рекомендациях, могут быть пересмотрены организацией самостоятельно, для чего издается приказ по организации, с указанием причин изменения норм.

Рассмотрим на примере порядок расчета стоимости топлива, подлежащего списанию.

Водитель сдал путевой лист за 20 января. В нем указано:

— показания спидометра при выезде из гаража – 4780, при возвращении – 4900. Пробег составил 120 км (4900– 4780);

— маршрут связан с производственной деятельностью организации;

— норма расхода ГСМ для этого автомобиля в соответствии с Методическими рекомендациями Министерства транспорта РФ – 18 л на 100 км пробега;

— по организации издан приказ об увеличении норм расхода топлива на 10% в зимнее время (с 01 ноября по 31 марта).

Следовательно, 20 января норма расхода с учетом зимнего коэффициента – 19,8 л на 100 км пробега (18 * 1,1).

По путевому листу подлежит списанию (120 км / 100 км) * 19,8 л = 23,76 л.