Что такое комплаенс и для чего он нужен бизнесу

Постоянно меняющееся законодательство, ужесточение правил и повышенное внимание со стороны надзорных органов и контрагентов – это лишь несколько причин, из-за которых все больше компаний внедряют комплаенс. Именно он помогает безопасно и предсказуемо вести предпринимательскую деятельность.  

Наши эксперты рассказали, что такое комплаенс, почему он необходим бизнесу и как влияет на финансовую устойчивость и репутацию.

Что такое комплаенс

Это система внутренних правил и процедур, которая помогает компании соблюдать законы, отраслевые стандарты и корпоративные нормы. Она направлен на то, чтобы локальные процессы и действия сотрудников отвечали установленным правилам. 

Фактически комплаенс является для бизнеса инструментом безопасности. Его цель – защита от ошибок, предотвращение нарушений и минимизация юридических, финансовых и репутационных рисков.

Ошибка думать, что комплаенс подходит только для крупного бизнеса. Небольшие предприятия сталкиваются с теми же проблемами: риски штрафов и блокировки счетов. Для них актуален контроль за изменениями в законодательстве и элементарное соблюдение действующих норм. 

Например, при трудоустройстве владелец кафе не проверил, если ли у повара медицинская книжка. Документ был не оформлен, и в ходе проверки предпринимателю выставили крупный штраф. Здесь налицо человеческий фактор. Если бы коммерсант действовал по алгоритму, проблем удалось бы избежать.

Для чего комплаенс бизнесу

Этот механизм защищает предприятие от потенциальных потерь. Его внедрение помогает сработать на опережение и решить комплекс задач.

1. Избежать штрафов и судебных разбирательств. Если компания нарушает закон, ей грозят проверки и санкции. При несоблюдении условий договора последуют претензии от контрагента. 

2. Сохранять репутацию. Честный бизнес вызывает больше доверия у деловых партнеров и сотрудников. И наоборот, если произойдет утечка персональных данных, это отпугнет клиентов.

3. Обеспечить безопасное сотрудничество. Единственная сделка с непроверенным поставщиком приводит к проблемам с ФНС. Если в организации предусмотрена процедура проверки контрагентов, такая ситуация не возникнет.

4. Укреплять доверие инвесторов. Когда фирма проводит лишь прозрачные операции, ее проще продать или привлечь финансирование.

Виды комплаенса

Здесь все зависит от сферы деятельности конкретной организации, поставленных задач и требований, которым необходимо соответствовать.

Рассмотрим наиболее распространенные виды комплаенса.

Налоговый. Контроль за правильностью расчетов и своевременным перечислением платежей в бюджет позволяет избежать проблем с ФНС, проверок и штрафов. 

За это направление, как правило, отвечает бухгалтерия.

Кадровый. Специалисты отдела кадров проверяют соблюдение трудового законодательства. В случае нарушения фирме грозят санкции. 

Помимо того, возникнут проблемы с персоналом. Несоблюдение прав работников приводит к текучке кадров и, как следствие, к снижению производительности труда. Негативные отзывы о работодателе отпугнут талантливых специалистов.

Информационный. Ответственные лица обеспечивают защиту данных клиентов и сотрудников, а также контролируют работу с информацией.

Экологический. Компания использует процедуры и инструменты, которые помогают соблюдать природоохранное законодательство и предотвращать экологические нарушения. 

Антимонопольный. Комплаенс направлен на предотвращение незаконной конкуренции. Для решения этой задачи разрабатывают требования для маркетинговых материалов.

Как внедрить комплаенс

Решение о внедрении комплаенса фирма принимает самостоятельно. На законодательном уровне для коммерческих организаций этот вопрос не регулируется. 

Процедура состоит из следующих этапов.

1. Оценка рисков. Прежде всего, необходимо проанализировать внешние и внутренние факторы и определить, какие риски и в какой степени могут повлиять на бизнес. Например, какие будут последствия при неправильном расчете налогов или утечке персональных данных.

Задача – выявить проблемные места и выстроить приоритеты. На основании полученных результатов принимается решение, какие политики комплаенса будут действовать в рамках конкретного предприятия. 

Целесообразно изучить деятельность конкурентов. Можно обнаружить недоработки, с которыми столкнулись предприятия той же отрасли, и дополнить ими перечень рисков.

2. Назначение ответственного лица. В небольших компаниях ответственность распределяют между сотрудниками с необходимыми компетенциями. Это могут быть бухгалтеры, кадровики, юристы и ИТ-специалисты.

Крупные предприятия создают специальные отделы, которые отвечают за эту функцию и взаимодействуют с другими подразделениями.

3. Разработка процедур по снижению рисков. Это четкие инструкции и регламенты для сотрудников всех уровней.

4. Информирование и обучение работников. Важно объяснить персоналу, в чем заключаются новые правила и почему их необходимо соблюдать. Оптимальный вариант, если будет организована обратная связь.

5. Мониторинг. Следует выявлять и устранять неэффективные процессы, проверять выполнение требований, а также анализировать направления, требующие повышенного внимания. То есть система должна постоянно совершенствоваться.

Ошибки при внедрении комплаенса

Формальный подход. Часто комплаенс остается лишь документом и не включается в рабочие процессы. 

Сюда же можно отнести частичное внедрение, когда выполняются один или два регламента, а остальные направления и риски по ним остаются без внимания.

Избыточная бюрократия. Неоправданно сложный процесс, когда обычная операция требует массу согласований. Это тормозит решение задач и демотивирует персонал.

Отсутствие постоянного контроля за изменениями. Нормативные акты регулярно обновляются. Если упустить какую-нибудь корректировку и не внедрить ее в работу, могут возникнуть проблемы с надзорными органами. 

Отсутствие единой системы. Нельзя полагаться на одного человека или отдел. Комплаенс – это постоянно работающий механизм, который охватывает все сферы деятельности предприятия, его подразделения и персонал.  

Эксперты аутсорсинговой компании профессионально оценят риски и подготовят инструкции и правила, которые помогут избежать финансовых потерь и сохранить деловую репутацию.