11.04.2025
Наши эксперты подготовили рекомендации по разработке материальной и нематериальной программ стимулирования для работников бухгалтерии. Специалисты рассказали, как определить ключевые показатели эффективности для начисления бонусов, представили примеры с разбивкой по должностям и рассмотрели ситуацию с обоснованием увеличения штата.
В процессе выстраивания системы мотивации потребуется решить четыре задачи:
- проанализировать деятельность подразделения;
- установить формы нематериального стимулирования;
- утвердить основные параметры эффективности;
- составить план действий по достижению KPI.
Рассмотрим подробно каждый этап.
1. Оценка работы бухгалтерии
Прежде всего, необходимо проанализировать загруженность работников, выявить повторяемые функции, определить пути упорядочения процессов, исключить ошибки и повысить эффективность.
Изучение внутренних процессов в бухгалтерии – это предварительный этап перед созданием системы мотивации. Сначала нужно выявить недочеты и навести порядок в подразделении, и лишь затем принимать решение, кого, за что и как мотивировать.
В таблице 1 представлена схема действий и перечислены необходимые документы.
Таблица 1. Оценка деятельности бухгалтерии
| Выполняемая задача | Источник информации | Порядок действий |
| Определить выполняемые функции и трудоемкость работ на каждом участке | Фотография рабочего дня | Поручите персоналу в течение определенного периода фиксировать продолжительность всех свои действий, включая время на выполнение должностных обязанностей, подготовку рабочего места, обед и перерыв на чай. Обратите внимание! Тайные наблюдения дают более правдивый результат. |
| Выявить причины потерь рабочего времени | Сравните фактические трудозатраты согласно фотографии рабочего дня с нормируемыми. Если обнаружены потери, решите, как их устранить в зависимости от причин. Изучите аспекты, которые снижают эффективность. |
|
| Установить, какие задачи требуют максимальных затрат времени | Отчет о нагрузке отдела | Объедините сведения по каждому человеку и узнайте, на что уходит больше всего времени. Определите интенсивность деятельности каждого специалиста. |
| Выяснить, совершаются ли ошибки в рабочем процессе и что является их причиной | Отчет о деятельности бухгалтерии | Установите, что стало причиной недоработок. Это может быть небрежное отношение к должностным обязанностям, отсутствие опыта или некорректно организованная работа. |
| Оптимизировать бизнес-процессы | Матрица процессов | Составьте схему взаимодействия и проанализируйте рабочие процессы отдела. Это позволит установить, есть ли дублирующие или посторонние функции, которые необходимо устранить. |
2. Разработка системы нематериального стимулирования
Такой вид мотивации является существенным дополнением к оплате труда и побуждает персонал к эффективным действиям. При этом у компании есть возможность обойтись без финансовых затрат.
Руководитель может повысить лояльность подчиненных, установив гибкий график работы. Еще один способ – провести ротацию кадров и загрузить специалистов новыми задачами. Данное решение избавляет от рутины и обеспечивает взаимозаменяемость. Кроме того, бухгалтеру можно предоставить дополнительные полномочия или повысить в должности, сохранив прежнюю зарплату. Многие практикуют публичное признание заслуг: объявляют благодарность или предоставляют дополнительные дни к отпуску.
Существуют нематериальные стимулы, требующие дополнительных расходов. Это обучение для заинтересованного в росте и развитии сотрудника, оплата мобильной связи и создание комфортных условий работы в офисе.
3. Определение показателей для начисления бонусов
Данный этап разбивается на три составляющих.
Вначале следует установить цели бухгалтерии, отталкиваясь от стратегии компании. Например, своевременное предоставление отчетности, в том числе форм управленческого учета и контроль за состоянием дебиторской задолженности.
Далее требуется зафиксировать количественные и качественные ориентиры, которые отражают достижение намеченных результатов. Например, если цель – представлять бухгалтерскую отчетность, показателем может стать своевременная отправка форм и отсутствие по ним замечаний.
Чтобы система работала, каждый параметр должен быть:
- понятным и достижимым. Если человек не может повлиять на конкретный фактор, стимул к эффективной работе отсутствует;
- измеримым. Неточная формулировка допускает субъективную оценку;
- соответствующим компетенциям работника.
Например, не рекомендуется для главбуха в качестве заданного критерия устанавливать прохождение выездной проверки ФНС без взысканий. Инспекторы в любом случае выставят штрафы и пени, без этого не обходится ни одно контрольное мероприятие. Взыскания могут быть не связаны с ошибками в учете, и на данный фактор сотрудник повлиять не может.
Необходимо использовать параметры, которые отражают результат работы конкретного специалиста. Другой вариант – привязать премию к выполненным задачам подразделения в целом.
Завершающая фаза – это определение значимости каждого параметра в процентном отношении или удельном весе. Чем сложнее заданная цель, тем выше величина показателя ее исполнения. Сумма весов для одного человека равна 1 или 100%.
Кроме того, потребуется установить соотношение переменной и фиксированной составляющих оплаты труда. Здесь необходимо принять во внимание следующие обстоятельства:
- при повышении удельного веса оклада руководителю труднее влиять на работника;
- чем больше параметров определяют сумму премии, тем значительнее должна быть ее доля в зарплате.
Практика показывает, что оптимальное соотношение фиксированного оклада и бонусной части составляет 70-80% и 20-30%.
3.1. Как выбрать основные показатели?
Здесь следует ответить на три вопроса.
1. Как подразделение способствует достижению долгосрочных целей компании?
2. В чем состоят главные задачи отдела в настоящее время?
3. Какие недоработки в деятельности бухгалтерии хотелось бы исправить прежде всего?
Результаты помогут определить наиболее важные направления, на которых целесообразно сосредоточить усилия сотрудников.
Работа учетной службы ориентирована на результат. Поэтому при выборе KPI можно учитывать следующие факторы:
- своевременное и корректное отражение хозяйственных операций, заполнение регистров и формирование отчетности;
- безошибочный расчет зарплаты персоналу и отчислений в бюджет;
- отсутствие жалоб со стороны контрагентов на предоставление документов;
- реализация дополнительных функций;
- исправление недочетов в документах, переданных из других отделов.
Для каждого направления учета нужно выбрать индивидуальные критерии эффективности и распределить показатели по значимости.
Обратите внимание! Оперативно оценить результат деятельности бухгалтерии не всегда возможно. Например, об отсутствии претензии со стороны налоговиков можно судить только после завершения камеральной проверки.
Мы подготовили примеры для ряда должностей:
- бухгалтер в сфере учета и отчетности;
- бухгалтер по заработной плате;
- главный бухгалтер;
- главный бухгалтер в части налогообложения и аудиторских проверок;
- заместитель главбуха.
KPI для бухгалтера по учету и отчетности необходимо устанавливать, опираясь на конкретные задачи специалиста.
В качестве основных показателей эффективности можно использовать безошибочное заполнение учетных регистров, корректное составление «первички» и отчетных форм.
Таблица 2. KPI бухгалтера по учету и отчетности
| Утвержденный ориентир | Параметр | Значимость, % | Достигнутый факт | Бонусы, % премиального фонда |
| Соблюдение регламента по составлению учетных регистров | Своевременное внесение информации | 14 | Выполнено | 14 |
| Не сделано из-за ошибок других подразделений. | 12 | |||
| Не сделано самим работником | 0 | |||
| Заполнение регистров согласно установленных правил | 14 | Выполнено | 14 | |
| Допущены незначительные ошибки. Искажения отчетных данных не произошло | 7 | |||
| Не исполнено | 0 | |||
| Соблюдение порядка формирования первичных документов и отчетов | Подготовка документации в установленный срок | 14 | Выполнено | 14 |
| Не сделано из-за ошибок других подразделений. | 12 | |||
| Не сделано самим работником | 0 | |||
| Подготовка документации в соответствии с установленными правилами | 14 | Выполнено | 14 | |
| Допущены незначительные ошибки. Искажения отчетных данных не произошло | 7 | |||
| Не исполнено | 0 | |||
| Корректность разнесения данных по учетным регистрам | Отсутствие серьезных ошибок | 22 | Выполнено | 22 |
| Не исполнено | 0 | |||
| Соблюдение правил исправления сведений закрытых периодов | Внесение корректировок согласно установленных норм | 22 | Выполнено | 22 |
| Не исполнено | 0 |
Показатели и критерии для бухгалтера по расчету зарплаты зависят от обязанностей, зафиксированных в трудовом договоре и должностной инструкции. Например, своевременная подача сведений в ИФНС и СФР и отсутствие замечаний со стороны контролирующих служб.
Таблица 3. KPI бухгалтера по расчету зарплаты
| Утвержденный ориентир | Параметр | Значимость, % | Достигнутый факт | Бонусы, % премиального фонда |
| Своевременный и правильный расчет и перечисление выплат работникам | Величина ФОТ находится в пределах утвержденного бюджета | 17 | Выполнено | 17 |
| Не достигнуто | 0 | |||
| Задержки с выплатами не допущено | 17 | Выполнено | 17 | |
| Не достигнуто | 0 | |||
| Корректное начисление и своевременная оплата обязательств перед бюджетом | Претензии налоговой инспекции и Социального фонда по расчету и уплате НДФЛ и взносов отсутствуют | 26 | Выполнено | 26 |
| Не достигнуто | 0 | |||
| Корректное отражение в бухгалтерском учете операций по расчету с персоналом | У главного бухгалтера нет замечаний по выполнению должностных обязанностей | 14 | Выполнено | 14 |
| Не достигнуто | 0 | |||
| Подготовка отчетных форм по зарплатным налогам и сборам | Санкции за несвоевременную сдачу деклараций и расчетов отсутствуют | 26 | Выполнено | 26 |
| Не достигнуто | 0 |
Главный бухгалтер решает более объемные задачи и от эффективности его работы зависит стабильность бизнеса. В данном случае KPI целесообразно привязать к соблюдению сроков сдачи отчетности, отсутствию расхождений в отчетных формах и работе с дебиторской задолженностью.
Дополнительно может оцениваться результат законной оптимизации платежей в бюджет, отсутствие проблем при расчетах с контрагентами и взаимозаменяемость сотрудников подразделения.
Таблица 4. KPI главного бухгалтера
| Утвержденный ориентир | Параметр | Значимость, % | Достигнутый факт | Бонусы, % премиального фонда |
| Формирование бухгалтерской отчетности | Комплект отчетных форм представлен в установленный срок. Замечаний нет. | 32 | Выполнено | 32 |
| Не исполнено | 0 | |||
| Ведение учета денежных средств | Разнесение выписок, обмен данными происходит оперативно | 12 | Выполнено | 12 |
| Не исполнено | 0 | |||
| Расчет зарплаты и отчислений | Выплаты, НДФЛ и страховые взносы начислены в срок и без ошибок | 7 | Выполнено | 7 |
| Не исполнено | 0 | |||
| Вознаграждение персоналу перечислено своевременно | 7 | Выполнено | 7 | |
| Не исполнено | 0 | |||
| Проведение взаиморасчетов с контрагентами | Закрывающие документы получены и оперативно отражены в учете | 14 | Выполнено | 14 |
| Не исполнено | 0 | |||
| Исполнение распоряжений вышестоящего руководства | Удельный вес реализованных задач без замечаний | 14 | 100% | 14 |
| 89-99% | 9 | |||
| менее 89% | 0 | |||
| Усовершенствование программных продуктов для повышения оперативности | Этап модернизации системы завершен по плану | 7 | Выполнено | 7 |
| Не исполнено | 0 | |||
| Повышение качества отчетных данных | Соответствующие методы разработаны и применяются на практике | 7 | Выполнено | 7 |
| Не исполнено | 0 |
Таблица 5. Показатели главного бухгалтера в части налогообложения и аудиторских проверок
| Утвержденный ориентир | Параметр | Значимость, % | Достигнутый факт | Бонусы, % премиального фонда |
| Наименьшая сумма взысканий по результатам налоговых проверок | Величина санкций за год | 12 | До 120 000 руб. | 12 |
| Свыше 120 000 руб. | 0 | |||
| Своевременный возврат из бюджета экспортного НДС | Период поступления налога на расчетный счет | 65 | Меньше двух месяцев | 65 |
| Больше двух месяцев | 0 | |||
| Прохождение аудиторской проверки | Замечания ревизоров | 23 | Меньше четырех | 23 |
| Больше четырех | 0 |
Показатели эффективности заместителя главного бухгалтера должны охватывать его зону ответственности: подготовка отчетности и контроль текущей работы. Сюда же можно отнести соблюдение сроков закрытия отчетных периодов, отсутствие санкций со стороны налоговой инспекции по вине бухгалтерии.
Таблица 6. KPI заместителя главного бухгалтера
| Утвержденный ориентир | Параметр | Значимость, % | Достигнутый факт | Бонусы, % премиального фонда |
| Работа без нарушений требований НК и правил бухгалтерского учета | Своевременное формирование отчетности по итогам месяца | 22 | Выполнено | 22 |
| Не сделано | 0 | |||
| Отсутствие санкций со стороны налоговых органов, вызванные ошибками бухгалтерии | 28 | Выполнено | 28 | |
| Не сделано | 0 | |||
| Количество выявленных внутренним аудитом некорректно оформленных документов, принятых к учету | 22 | 0 | 22 | |
| от 1 и выше | 0 | |||
| Отсутствие санкций за несвоевременно сданную статистическую отчетность | 28 | Выполнено | 28 | |
| Не сделано | 0 |
4. Подготовка программы по достижению KPI
После того как разработаны показатели эффективности, необходимо ознакомить с ними сотрудников и объяснить, какой алгоритм будет применяться для расчета переменного компонента зарплаты.
Премиальную составляющую следует распределить между KPI специалиста, учитывая важность ключевого показателя эффективности. У цели с наивысшим приоритетом должен быть наибольший вес.
Например, если основная задача бухгалтера – представлять бухгалтерскую отчетность по компании, то главным KPI будет «Отчетность сдана в срок и без ошибок». Ему можно присвоить 55% от премии. Остальные показатели: «Документы от контрагентов своевременно получены и корректно проведены», «Количество замечаний по результатам аудиторской проверки», «Величина взысканий, выставленная налоговиками» дополнительно составляют по 15% каждый.
Сразу предупредите сотрудников, что для программы стимулирования установлен пробный период. Это означает, что в течение ограниченного времени возможен пересмотр отдельных критериев и их процентного значения.
Кроме того, необходимо заранее предусмотреть правила корректировки KPI, если перед подразделением возникнут новые задачи или изменится ситуация в бизнесе.
Далее вместе с работниками следует подготовить план по достижению утвержденных показателей.
Рассмотрим пример
Главному бухгалтеру фирмы установлены бонусы согласно приведенной таблицы. Максимальный размер премии – 70 000 рублей.
Таблица 7. Образец для расчета премии
| Утвержденный ориентир | Параметр | Значимость, % | Достигнутый факт | Бонусы, % премиального фонда |
| Наименьшая сумма взысканий по результатам налоговых проверок | Величина санкций за год | 46 | До 130 000 руб. | 46 |
| Свыше 130 000 руб. | 0 | |||
| Своевременный возврат из бюджета экспортного НДС | Период поступления налога на расчетный счет | 22 | Меньше двух месяцев | 22 |
| Больше двух месяцев | 0 | |||
| Прохождение аудиторской проверки | Замечания ревизоров | 32 | Меньше четырех | 32 |
| Больше четырех | 0 | |||
| Итого максимальная премия | 100 | |||
В течение отчетного периода налоговики провели проверку и по ее результатам выставили штраф – 80 000 рублей. Срок поступления НДС из бюджета составил 70 дней. Аудиторы нашли две ошибки в бухгалтерских документах. Это означает, что сотрудник выполнил KPI на 78%, то есть ему полагается премия 54 600 рублей.
Ситуация
Как обосновать увеличение штата бухгалтерии?
В отдел потребуется принять дополнительных специалистов, если компания планирует осваивать новые направления или когда увеличился объем работ в рамках текущей деятельности и сотрудники постоянно перегружены: работают сверхурочно и в выходные дни.
Если компания открывает новые торговые точки, сервисные центры или запускает производственную площадку, спрогнозируйте, как увеличится нагрузка и какие функции дополнительно придется выполнять бухгалтерии.
Определите ежемесячные трудозатраты и по нормативам времени вычислите, сколько человек потребуется на данный объем работ. Также рассчитайте расходы на новых работников.
Если бухгалтеры постоянно трудятся сверхурочно, проанализируйте, эффективно ли они используют служебное время. Составьте фотографии рабочего дня, чтобы удостовериться, что нагрузка на отдел реально завышена. Выясните, сколько компания доплачивает за такой режим.
Подготовьте перечень задач, которые целесообразно снять с действующих специалистов и перепоручить новым работникам, а также оцените их трудоемкость. Исходя из объема работ определите, целесообразно ли вводить дополнительные единицы в штат. Если да, рассчитайте затраты на привлекаемых сотрудников и сравните с суммой доплат за сверхурочную занятость бухгалтерии.
Выясните последствия ошибок из-за сверхнормативной загрузки подразделения. Если допущенные недочеты привели к штрафам, информация о таких финансовых потерях будет дополнительным аргументом для руководства в пользу увеличения штата.
