Обычно данные письма требуют при предоставлении нулевой отчетности.

В одних органах требуют в одном экземпляре, в других в двух.

Примерный текст письма следующий:

Бланк организации

в ИФНС № 1 по г.Москве

ООО «Ромашка» ИНН 7701000000 уведомляет, что за период (указать период) деятельность компании не велась. Заработная плата не начислялась и не выплачивалась.

Должность директора                                                                                Иванов А.А.