По общему требованию федерального законодательства отчетность должен подписывать руководитель фирмы либо индивидуальный предприниматель в зависимости от организационно-правовой формы бизнеса. Бухгалтер на аутсорсинге составляет отчеты, распечатывает их на бумажном носителе, а директор заказчика или предприниматель подписывает, заверяет печатью при ее наличии и сдает в контролирующие органы. Такой способ является правильным, но далеко не всегда удобным и подойдет не всем, поскольку некоторые виды отчетности, такие как НДС, в бумажном виде налоговая служба не принимает.

Для сдачи отчетности в электронном виде руководителю организации или предпринимателю необходимо получить на свое имя электронную подпись в налоговой инспекции. Согласно установленным правилам копировать и передавать ЭП третьим лицам запрещено. При этом варианте бухгалтер на аутсорсинге формирует отчетность, выгружает в виде электронного файла и пересылает клиенту, который в свою очередь загружает полученный файл в сервис по сдачи отчетности, подписывает ЭП и передает в контролирующие органы. Этот способ так же является законным, более удобным, чем бумажный, но потребует от владельца бизнеса некоторых навыков и временных затрат.

Если клиент совсем не хочет участвовать в процессе сдачи отчетности, то возможно рассмотреть вариант с оформлением доверенности на сотрудника аутсорсинговой компании. Для этого удаленный бухгалтер получает собственную электронную подпись, а клиент предоставляет в налоговую службу доверенность, подтверждающую полномочия бухгалтера. Теперь отчетность на законных основания может подписывать доверенное лицо своей подписью.