Как правильно выдавать расчетные листки по зарплате?

Закон обязывает работодателя информировать в письменной форме каждого сотрудника о составляющих его зарплаты, величине удержаний и сумме денег к выдаче. Для выполнения этого требования составляют расчетные листки.

Кому необходимо выдавать расчетные листки?

Документ выдают только тем лицам, с которыми подписаны трудовые договоры, включая совместителей и дистанционных сотрудников. Сюда же относятся временные работники, нанятые по срочному договору.  

Обязанность по предоставлению таких бланков не распространяется на исполнителей по ГПД. В этом случае сотрудничество происходит в рамках Гражданского кодекса. Он не требует информировать подрядчика о выплатах. Сумму к перечислению фиксируют в актах выполненных работ. 

Также квиток не направляют штатному персоналу накануне отпуска и при отсутствии начислений за месяц.

Какой бланк следует использовать?

Унифицированной формы расчетного листка нет. Компания разрабатывает его самостоятельно и утверждает приказом руководителя. Если этого не сделать, возникнут претензии со стороны трудовой инспекции. Также документ можно включить в приложение к учетной политике наряду с остальными формами.

На практике часто используют стандартный вариант, который предлагают специализированные бухгалтерские программы. При необходимости можно изменить настройки и добавить информацию с учетом особенностей субъекта бизнеса.
 

Какие сведения содержатся в расчетном листке?

Обычно бланк составляют в табличной форме. Он включает в себя данные, предусмотренные законом, и дополнительную информацию: 

• наименование компании и подразделения;
• ФИО, должность сотрудника и его табельный номер;
• период, за который производился расчет;
• сумму оклада, премии, бонусов, компенсации и других начислений;
• сведения об удержаниях. К ним относится НДФЛ, алименты и взыскания по исполнительным листам;
• страховые взносы за счет организации;
• данные о ранее перечисленных денежных средствах;
• итоговая сумма на руки.

Даже если зарплата включает в себя множество составляющих, каждую из них необходимо расшифровать по отдельности.

Какие правила действуют для предоставления расчетных листков?

Трудовой кодекс не содержит четких требований о порядке передачи документа работнику. Работодатель определяет его самостоятельно. Главное – зафиксировать установленные правила в положении об оплате труда или иных нормативных актах.

Бланк оформляют в бумажном или цифровом формате. Второй вариант становится все более распространенным.

Если в компании действует электронный кадровый документооборот, сотрудник получает сведения, заверенные цифровой подписью. 

В остальных случаях заполненный квиток направляют на почту работника. Прежде чем внедрить такой процесс, необходимо выполнить ряд условий:

• прописать в локальном акте отправку расчетных листков электронным путем; 
• ознакомить персонал с этим нормативным документом под расписку;
• получить от каждого работника заявление с просьбой направлять сведения на электронную почту и отказ от получения данной информации в бумажном виде. Также следует указать адрес для отправки и согласие на обработку персональных данных.

После рассылки бланков компания должна получить подтверждение о получении от каждого физического лица.

При использовании бумажных носителей определяют ответственных лиц, которые могут передать сведения конкретному сотруднику. 

Срок представления

Руководитель обязан выдавать расчетные листки не реже одного раза в месяц. По желанию компания может формировать документ при каждой выплате, но она не обязана это делать.
На практике сотрудник получает квиток не позднее дня перечисления зарплаты за вторую половину месяца. В этом случае бланк содержит исчерпывающую информацию по всем видам начислений и удержаний по итогам отчетного периода.

Установленный порядок отражают во внутренних нормативных документах. 

Ответственность

Если сотрудникам не выдают расчетные листки, происходит нарушение законодательства, и предприятию грозит штраф. Кроме того, взыскания последуют, если не будет локального акта об утверждении бланка. 

В такой ситуации важно, чтобы у работодателя сохранились доказательства своевременного получения персоналом квитков.

Если отправка происходит в электронном формате, подтверждение находится на сервере компании. 

При выдаче листков на бумажном носителе обычно заполняют специальный журнал, в котором работники расписываются за получение квитков. Также можно предусмотреть подпись на корешке или втором экземпляре бланка, который останется в бухгалтерии. Это несколько возможных вариантов. Компания может разработать свой способ. 
 
Законодатели постоянно корректируют правила формирования отчетности по заработной плате и ведения кадрового учета. За несоблюдение требований предусмотрены крупные суммы штрафов.

Чтобы избежать неприятностей, целесообразно передать это направление на стороннее сопровождение. Специалисты аутсорсинговой компании отслеживают нормативные изменения и внедряют их в рабочий процесс.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

При этом исполнитель гарантирует возмещение выставленных по его вине штрафов и защиту конфиденциальной информации.