Как правильно выдавать расчетные листки по зарплате? § Вопросы про бухгалтерию
Закон обязывает работодателя информировать в письменной форме каждого сотрудника о составляющих его зарплаты, величине удержаний и сумме денег к выдаче. Для выполнения этого требования составляют расчетные листки.
Кому необходимо выдавать расчетные листки?
Документ выдают только тем лицам, с которыми подписаны трудовые договоры, включая совместителей и дистанционных сотрудников. Сюда же относятся временные работники, нанятые по срочному договору.
Обязанность по предоставлению таких бланков не распространяется на исполнителей по ГПД. В этом случае сотрудничество происходит в рамках Гражданского кодекса. Он не требует информировать подрядчика о выплатах. Сумму к перечислению фиксируют в актах выполненных работ.
Также квиток не направляют штатному персоналу накануне отпуска и при отсутствии начислений за месяц.
Какой бланк следует использовать?
Унифицированной формы расчетного листка нет. Компания разрабатывает его самостоятельно и утверждает приказом руководителя. Если этого не сделать, возникнут претензии со стороны трудовой инспекции. Также документ можно включить в приложение к учетной политике наряду с остальными формами.
На практике часто используют стандартный вариант, который предлагают специализированные бухгалтерские программы. При необходимости можно изменить настройки и добавить информацию с учетом особенностей субъекта бизнеса.
Какие сведения содержатся в расчетном листке?
Обычно бланк составляют в табличной форме. Он включает в себя данные, предусмотренные законом, и дополнительную информацию:
- наименование компании и подразделения;
- ФИО, должность сотрудника и его табельный номер;
- период, за который производился расчет;
- сумму оклада, премии, бонусов, компенсации и других начислений;
- сведения об удержаниях. К ним относится НДФЛ, алименты и взыскания по исполнительным листам;
- страховые взносы за счет организации;
- данные о ранее перечисленных денежных средствах;
- итоговая сумма на руки.
Даже если зарплата включает в себя множество составляющих, каждую из них необходимо расшифровать по отдельности.
Какие правила действуют для предоставления расчетных листков?
Трудовой кодекс не содержит четких требований о порядке передачи документа работнику. Работодатель определяет его самостоятельно. Главное – зафиксировать установленные правила в положении об оплате труда или иных нормативных актах.
Бланк оформляют в бумажном или цифровом формате. Второй вариант становится все более распространенным.
Если в компании действует электронный кадровый документооборот, сотрудник получает сведения, заверенные цифровой подписью.
В остальных случаях заполненный квиток направляют на почту работника. Прежде чем внедрить такой процесс, необходимо выполнить ряд условий:
- прописать в локальном акте отправку расчетных листков электронным путем;
- ознакомить персонал с этим нормативным документом под расписку;
- получить от каждого работника заявление с просьбой направлять сведения на электронную почту и отказ от получения данной информации в бумажном виде. Также следует указать адрес для отправки и согласие на обработку персональных данных.
После рассылки бланков компания должна получить подтверждение о получении от каждого физического лица.
При использовании бумажных носителей определяют ответственных лиц, которые могут передать сведения конкретному сотруднику.
Срок представления
Руководитель обязан выдавать расчетные листки не реже одного раза в месяц. По желанию компания может формировать документ при каждой выплате, но она не обязана это делать.
На практике сотрудник получает квиток не позднее дня перечисления зарплаты за вторую половину месяца. В этом случае бланк содержит исчерпывающую информацию по всем видам начислений и удержаний по итогам отчетного периода.
Установленный порядок отражают во внутренних нормативных документах.
Ответственность
Если сотрудникам не выдают расчетные листки, происходит нарушение законодательства, и предприятию грозит штраф. Кроме того, взыскания последуют, если не будет локального акта об утверждении бланка.
В такой ситуации важно, чтобы у работодателя сохранились доказательства своевременного получения персоналом квитков.
Если отправка происходит в электронном формате, подтверждение находится на сервере компании.
При выдаче листков на бумажном носителе обычно заполняют специальный журнал, в котором работники расписываются за получение квитков. Также можно предусмотреть подпись на корешке или втором экземпляре бланка, который останется в бухгалтерии. Это несколько возможных вариантов. Компания может разработать свой способ.
Законодатели постоянно корректируют правила формирования отчетности по заработной плате и ведения кадрового учета. За несоблюдение требований предусмотрены крупные суммы штрафов.
Чтобы избежать неприятностей, целесообразно передать это направление на стороннее сопровождение. Специалисты аутсорсинговой компании отслеживают нормативные изменения и внедряют их в рабочий процесс.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг
При этом исполнитель гарантирует возмещение выставленных по его вине штрафов и защиту конфиденциальной информации.
← Вернуться к списку вопросов
