Как оформить на работу удаленного сотрудника?

Дистанционный сотрудник трудится вне стационарного рабочего места и контактирует с руководителем и коллегами по телефону или через интернет. Основная сложность для кадровика или бухгалтера связана с оформлением документов, когда требуется личное присутствие специалиста. 

Виды удаленной работы

Алгоритм действий ответственного лица зависит от того, как будет происходить трудовая деятельность:

• на постоянной основе, то есть на протяжении всего периода сотрудничества;
• временно, на срок не более полугода;
• периодически. В этом случае специалист чередует «удаленку» с пребыванием на рабочем месте.

Как обмениваться документами с удаленным работником?

Стороны самостоятельно принимают решение и могут выбирать один из вариантов:

• обмен электронными формами. Необходимо, чтобы у работодателя и сотрудника были цифровые подписи; 
• отправка через почту. Оригиналы пересылают заказным письмом с уведомлением;
• собственноручное подписание бумаг работником во время визита в офис.

Порядок действий при приеме на работу и его особенности

1. Запрос стандартного комплекта документов. Человек может принести кадровику оригиналы или представить их в цифровом формате. Компания вправе потребовать нотариально заверенные копии. Их высылают по почте заказным письмом с уведомлением. 
Если у соискателя не оформлено страховое пенсионное свидетельство, он самостоятельно его получает в территориальном отделении Социального фонда. 
1. Ознакомление с локальными нормативными актами. Сотруднику можно направить электронные версии. После ознакомления он заверит их цифровой подписью. 
2. Оформление трудового договора. Для подписания соглашения работника приглашают в офис или обмениваются с ним электронным вариантом. Гражданин может запросить оригинал. В этом случае работодатель направляет оформленный документ на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. 
В договоре указывают вид «удаленки» и населенный пункт, в котором сотрудник выполняет свои обязанности. 
1. Подготовка приказа. В нем следует уточнить, что специалиста принимают на дистанционную работу. Для ознакомления приказ отправляют работнику в цифровом формате. Он заверяет его электронной подписью и возвращает. 
2. Заполнение трудовой книжки. Закон позволяет сотрудничать без внесения записи в данный документ. Соответствующее решение сторон отражают в договоре. Если в дальнейшем гражданин попросит сделать запись, он должен лично представить оригинал или направить его по почте заказным письмом с уведомлением.  

Как специальные условия следует включить в трудовой договор?

Документ должен учитывать особый характер деятельности. Чем подробнее прописан порядок взаимодействия, тем меньше причин для споров в будущем. Так, дополнительно отражают:

• режим работы, сроки и порядок направления заданий и отчетов о выполнении;
• способы взаимодействия. Стороны могут использовать электронную почту, сервисы или мессенджеры. Следует прописать порядок проведения совещаний и решения срочных вопросов. Факт получения документов должен быть подтвержден;
• перечень оборудования и программных продуктов, передаваемых работодателем физическому лицу. Необходимо указать сроки обеспечения и способ возврата при завершении сотрудничества;
• порядок расчета и выплаты компенсации за использование личного имущества сотрудника. Возмещение других расходов, которые возникли у гражданина во время выполнения работы. Например, это услуги интернет-провайдера или оператора мобильной связи;
• обязанность получения усиленной квалифицированной электронной подписи;
• дополнительные основания для увольнения. Компания вправе расторгнуть договор, если специалист более двух рабочих дней подряд без уважительных причин не взаимодействует с руководителем по рабочим вопросам. Стороны могут предусмотреть для такой ситуации более продолжительный срок. Еще одна причина – это переезд гражданина в другую местность, где нет возможности продолжать взаимодействие на прежних условиях.

В каких отчетах указывают характер сотрудничества?

В форме ЕФС-1 предусмотрен код для дистанционных работников. Его проставляют независимо от вида «удаленки»: постоянной, комбинированной или временной. Компания информирует Социальный фонд о каждом приеме и увольнении физического лица.
Также следует сообщить о переводе офисного сотрудника на дистанционную работу и о том, когда данный режим отменяется.

Обеспечение охраны труда

Наниматель освобожден от ряда обязанностей. В частности, он не проводит специальную оценку рабочего места. Если компания предоставляет оборудование специалисту на «удаленке», его следует ознакомить с правилами безопасности и предупредить о возможных рисках при использовании.
 
Планируя сотрудничество с дистанционным работником, необходимо изучить нормативные требования и грамотно составить договор. У экспертов аутсорсинговой компании большой опыт в решении кадровых вопросов. Они отслеживают изменения в законодательстве и анализируют судебную практику.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Специалисты помогут подготовить документы, которые учитывают интересы сторон и не вызывают вопросы у контролирующих органов.