Как оформить командировку работнику? § Вопросы про бухгалтерию
Прежде всего, необходимо убедиться, что выполняются следующие условия:
- поездка носит деловой характер. Она связана с деятельностью компании и трудовой функцией специалиста;
- человек оформлен по трудовому договору и за ним закреплено стационарное рабочее место.
Каким документом следует руководствоваться?
Если организация регулярно направляет сотрудников с заданиями в другие города, целесообразно разработать и утвердить Положение о командировках. Это локальный нормативный акт, в котором прописаны подготовка, документальное оформление и порядок оплаты служебных поездок. Регламент устанавливает последовательность действий персонала и разграничивает ответственность.
Документ помогает обосновать для ИФНС расходы на командировки.
Алгоритм действий
1. Подготовить служебную записку. В ней аргументируют необходимость поездки и приводят перечень задач. Также указывают срок нахождения в другом городе и денежные средства, которые потребуются. За составление отвечает руководитель сотрудника, направляемого в командировку.
2. Выпустить приказ. Это обязательный документ, который содержит подробную информацию о предстоящем мероприятии и является основанием для выдачи аванса. Без него налоговики не признают расходы экономически обоснованными. Компания может использовать унифицированную форму Т-9 или разработать собственный вариант.
С распоряжением сотрудника знакомят под подпись.
3. Выдать аванс. Средства перечисляют на карту платежным поручением или выдают наличными в кассе по расходному ордеру. Главное, чтобы у человека были деньги перед командировкой.
4. Оформить авансовый отчет. Не позднее трех рабочих дней сотрудник обязан документально подтвердить затраты:
- проезд;
- проживание в гостинице;
- товары или услуги, необходимые для выполнения задания.
Если у гражданина остались неиспользованные средства, бухгалтерия удерживает их при выплате зарплаты. Предварительно следует получить письменное согласие.
В случае перерасхода специалисту возмещают деньги.
Для продления командировки или отзыва сотрудника оформляют приказ в произвольной форме и сообщают человеку об изменениях. При возвращении на работу он расписывается в оригинале документа.
Ограничения для «льготных категорий» работников
1. Беременных женщин и несовершеннолетних граждан отправлять в поездки запрещено.
2. Установлен перечень лиц, от которых работодатель должен получить письменное согласие. К ним относятся:
- сотрудницы с ребенком до 3-х лет;
- родители детей с ограниченными возможностями;
- матери или отцы, воспитывающие в одиночку детей до 14-ти лет;
- специалисты, ухаживающие за больным членом семьи.
Таким работникам направляют уведомление о предстоящей командировке и разъясняют, что у них есть право от нее отказаться. При нарушении процедуры контролирующие органы могут оштрафовать предприятие.
Если документы на поездку оформлены неправильно, налоговики не примут расходы к учету. Специалисты аутсорсинговой фирмы выстроят учетные процессы, сформируют полный комплект «первички» и подготовят отчетность. Заказчик не отвлекается на рутинные задачи и освобождает время для развития бизнеса.
← Вернуться к списку вопросов
