Прежде всего, необходимо убедиться, что выполняются следующие условия:

• поездка носит деловой характер. Она связана с деятельностью компании и трудовой функцией специалиста;
• человек оформлен по трудовому договору и за ним закреплено стационарное рабочее место.

Каким документом следует руководствоваться?
Если организация регулярно направляет сотрудников с заданиями в другие города, целесообразно разработать и утвердить Положение о командировках. Это локальный нормативный акт, в котором прописаны подготовка, документальное оформление и порядок оплаты служебных поездок. Регламент устанавливает последовательность действий персонала и разграничивает ответственность.
Документ помогает обосновать для ИФНС расходы на командировки.

Алгоритм действий
1. Подготовить служебную записку. В ней аргументируют необходимость поездки и приводят перечень задач. Также указывают срок нахождения в другом городе и денежные средства, которые потребуются. За составление отвечает руководитель сотрудника, направляемого в командировку.

2. Выпустить приказ. Это обязательный документ, который содержит подробную информацию о предстоящем мероприятии и является основанием для выдачи аванса. Без него налоговики не признают расходы экономически обоснованными. Компания может использовать унифицированную форму Т-9 или разработать собственный вариант.
С распоряжением сотрудника знакомят под подпись.

3. Выдать аванс. Средства перечисляют на карту платежным поручением или выдают наличными в кассе по расходному ордеру. Главное, чтобы у человека были деньги перед командировкой.

4. Оформить авансовый отчет. Не позднее трех рабочих дней сотрудник обязан документально подтвердить затраты:

• проезд;
• проживание в гостинице;
• товары или услуги, необходимые для выполнения задания.

Если у гражданина остались неиспользованные средства, бухгалтерия удерживает их при выплате зарплаты. Предварительно следует получить письменное согласие.
В случае перерасхода специалисту возмещают деньги.

Для продления командировки или отзыва сотрудника оформляют приказ в произвольной форме и сообщают человеку об изменениях. При возвращении на работу он расписывается в оригинале документа.

Ограничения для «льготных категорий» работников
1. Беременных женщин и несовершеннолетних граждан отправлять в поездки запрещено.

2. Установлен перечень лиц, от которых работодатель должен получить письменное согласие. К ним относятся:

• сотрудницы с ребенком до 3-х лет;
• родители детей с ограниченными возможностями;
• матери или отцы, воспитывающие в одиночку детей до 14-ти лет;
• специалисты, ухаживающие за больным членом семьи.

Таким работникам направляют уведомление о предстоящей командировке и разъясняют, что у них есть право от нее отказаться. При нарушении процедуры контролирующие органы могут оштрафовать предприятие.

Если документы на поездку оформлены неправильно, налоговики не примут расходы к учету. Специалисты аутсорсинговой фирмы выстроят учетные процессы, сформируют полный комплект «первички» и подготовят отчетность. Заказчик не отвлекается на рутинные задачи и освобождает время для развития бизнеса.