Для правильного расчета НДФЛ необходимо определить, является гражданин резидентом или нет на каждую дату получения дохода. При этом закон не содержит перечень сведений для установления налогового статуса и порядок их получения.
 
Как организовать работу с информацией?

Оптимальный вариант – обязать сотрудников сообщать о каждой поездке за пределы страны. Такое требование следует прописать в трудовом договоре или в локальном акте компании, с которым работник ознакомлен под подпись. В документе указывают, что является основанием для предоставления информации, срок и способ отправки.
 
Пример формулировки

В течение трех рабочих дней после каждого пересечения границы РФ сотрудник обязуется:

• информировать работодателя о фактах выезда за рубеж и возвращения в страну. Для этого он заполняет форму, размещенную на корпоративном сайте, и направляет сообщение на электронную почту бухгалтерии с темой письма: «ГРАНИЦА». (Такая пометка поможет бухгалтеру отфильтровать поступившие сведения);
• прикладывать к уведомлению отсканированные копии документов, свидетельствующие о нахождении на территории другого государства.

 
Какими документами подтвердить резидентство?

Это могут быть любые бумаги с данными о продолжительности пребывания человека за пределами России:

• копии страниц паспорта с отметками пограничного контроля о въезде и выезде;
• авиационные и железнодорожные билеты, квитанции из гостиниц и другие доказательства совершенных поездок;
• справка с предыдущего места работы, договор с учебным заведением или медицинским учреждением;
• выписка из табеля учета рабочего времени;
• приказы о командировках;
• сведения из миграционных карт и данные о регистрации по месту жительства.

Обратите внимание! Целесообразно установить обязанность направлять информацию не к определенному дню месяца, а по факту пересечения границы. Практика показывает, что три рабочих дня достаточно, чтобы отправить электронное письмо.
 
Если НДФЛ будет рассчитан по заниженной ставке, у организации или ИП возникнут проблемы: инспекторы ФНС доначислят неуплаченную сумму налога, выставят пени и штраф.
 
Эксперты аутсорсинговой компании проконсультируют по сложным вопросам законодательства, корректно рассчитают обязательства перед бюджетом и помогут избежать претензии со стороны контролирующих служб.