Получите бесплатно статью «10 ключевых ошибок в бухгалтерии,
которые могут стоить вашему бизнесу всего»
Как налоговому агенту получить данные о налоговом статусе физлица для НДФЛ? § Вопросы про бухгалтерию
Для правильного расчета НДФЛ необходимо определить, является гражданин резидентом или нет на каждую дату получения дохода. При этом закон не содержит перечень сведений для установления налогового статуса и порядок их получения.
Как организовать работу с информацией?
Оптимальный вариант – обязать сотрудников сообщать о каждой поездке за пределы страны. Такое требование следует прописать в трудовом договоре или в локальном акте компании, с которым работник ознакомлен под подпись. В документе указывают, что является основанием для предоставления информации, срок и способ отправки.
Пример формулировки
В течение трех рабочих дней после каждого пересечения границы РФ сотрудник обязуется:
- информировать работодателя о фактах выезда за рубеж и возвращения в страну. Для этого он заполняет форму, размещенную на корпоративном сайте, и направляет сообщение на электронную почту бухгалтерии с темой письма: «ГРАНИЦА». (Такая пометка поможет бухгалтеру отфильтровать поступившие сведения);
- прикладывать к уведомлению отсканированные копии документов, свидетельствующие о нахождении на территории другого государства.
Какими документами подтвердить резидентство?
Это могут быть любые бумаги с данными о продолжительности пребывания человека за пределами России:
- копии страниц паспорта с отметками пограничного контроля о въезде и выезде;
- авиационные и железнодорожные билеты, квитанции из гостиниц и другие доказательства совершенных поездок;
- справка с предыдущего места работы, договор с учебным заведением или медицинским учреждением;
- выписка из табеля учета рабочего времени;
- приказы о командировках;
- сведения из миграционных карт и данные о регистрации по месту жительства.
Обратите внимание! Целесообразно установить обязанность направлять информацию не к определенному дню месяца, а по факту пересечения границы. Практика показывает, что три рабочих дня достаточно, чтобы отправить электронное письмо.
Если НДФЛ будет рассчитан по заниженной ставке, у организации или ИП возникнут проблемы: инспекторы ФНС доначислят неуплаченную сумму налога, выставят пени и штраф.
Эксперты аутсорсинговой компании проконсультируют по сложным вопросам законодательства, корректно рассчитают обязательства перед бюджетом и помогут избежать претензии со стороны контролирующих служб.
