Для выплаты компенсации за использование транспортного средства предприятие может выбрать один из двух способов:

• оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту;
• заключить с работником договор аренды.

Рассмотрим, какие обязательства перед бюджетом возникают у сотрудника в каждом случае.
 
В дополнительном соглашении к трудовому договору стороны устанавливают сумму возмещения. При этом НДФЛ не удерживается при соблюдении следующих условий:

• автомобиль принадлежит штатному специалисту и используется для выполнения задач бизнеса. Гражданин представляет в бухгалтерию документы, подтверждающие право собственности, а также путевые листы, чеки на ГСМ и сервисное обслуживание. Важно, чтобы прослеживалась производственная направленность поездок;
• фирма соблюдает нормы компенсации для легковых транспортных средств, утвержденные постановлением Правительства.

Выплаты не облагаются страховыми взносами по аналогии с подоходным налогом, если выполняются указанные выше требования. 
 
В договоре аренды фиксируют порядок оплаты работнику за временное использование его автомашины. Сотрудничество происходит в рамках Гражданского кодекса, и полученная сумма признается доходом физического лица. 

Компания-арендатор в данном случае является налоговым агентом: удерживает НДФЛ, перечисляет его в бюджет и сдает отчетность.

Обратите внимание! Фирме придется дополнительно оплатить страховые взносы, если контракт предусматривает аренду транспортного средства с экипажем. Тогда услугу разделяют на две составляющих:

• перечисление за использование имущества, когда удерживается лишь подоходный налог;
• вознаграждение за работу водителя с расчетом НДФЛ и обязательных взносов. 

 
Величина компенсации в любой ситуации должна быть экономически оправдана. Слишком большую сумму контролеры ФНС могут посчитать скрытой оплатой труда. Тогда они доначислят зарплатные налоги и обяжут компанию скорректировать отчетность.
 
Специалисты аутсорсинговой фирмы проанализируют потребности бизнеса и подскажут наиболее выгодный и безопасный вариант сотрудничества. Эксперты оформят необходимые документы с соблюдением законодательных норм и снизят фискальную нагрузку на предприятие.