Положение о расчетах с подотчетными лицами

ПОЛОЖЕНИЕ

о расчетах с подотчетными лицами

1. Настоящее Положение (далее – Положение) разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации с целью обеспечить правильность учета, достоверность информации и контроль при расчетах с подотчетными лицами ____________(далее – Организация).

2. Чтобы взять деньги под отчет, работник пишет заявление. Генеральный директор в течение ________ рабочих дней указывает на нем сумму к выдаче и срок, на который она выделена, а также ставит дату и подпись. Работник вправе подать заявление на бумаге непосредственно в бухгалтерию, направить заявление Почтой России или по электронной почте. Во избежание интернет-мошенничества, сотрудник заранее сообщает, с какого электронного адреса он будет присылать заявления и скан-копии подтверждающих документов. При отправке электронных сообщений сотрудник уведомляет о данном факте бухгалтерию ___________ посредством телефонного звонка, либо короткого сообщения или через мессенджер.

3. На основании заявления работник в течение ________ рабочих дней получает деньги под отчет в кассе по расходному кассовому ордеру или на корпоративную (зарплатную) карту работника. При получении денег наличными работник предъявляет документ, удостоверяющий личность (например, паспорт или водительское удостоверение).

4. Деньги под отчет выдаются:

• __________________________________________________________________;
• ____________________________________________________________

5. Работник приобретает товары (работы, услуги) от имени ___________ на основании полученной в бухгалтерии доверенности. Исключение – покупки в розничном магазине.

6. При покупке товаров (работ, услуг) работник получает от продавца один из документов:

• кассовый чек на бумажном носителе;
• электронный кассовый чек (и скан-копию QR-код на чеке);
• бланк строгой отчетности.

Кроме того, необходимо получить следующие документы:

• в розничном магазине – товарный чек;
• в оптовой компании – накладную и счет-фактуру;
• при расчетах за работы и услуги – счет-фактуру, а также договор и акт приемки (или заказ-наряд).

7. Работник может рассчитаться с организацией (предпринимателем) наличными на сумму не свыше 100 000 руб. по одной сделке (договору).

8. Перечень приобретенных товаров (работ, услуг) и израсходованные суммы работник приводит в авансовом отчете. Авансовый отчет вместе с подтверждающими документами работник передает в бухгалтерию лично или направляет ценным письмом с описью вложения Почтой России в течение ________ рабочих дней после того, как истек срок, на который выданы были наличные, либо после выхода на работу (после отпуска, болезни, карантина и т. п.). Авансовый отчет по командировочным расходам работник передает в бухгалтерию в течение 3 (трех) рабочих дней с даты возвращения из командировки.

Если сотрудник по объективным обстоятельствам (например, карантин) не может представить оригиналы документов в бухгалтерию, он может прислать на электронную почту организации скан-копии подтверждающих документов, а при выходе на работу представить оригиналы. Если ничего не куплено, то в этот срок работник возвращает всю подотчетную сумму в кассу и получает квитанцию к приходному кассовому ордеру. Если по объективным обстоятельствам сотрудник не может внести подотчетную сумму в кассу, он может запросить в бухгалтерии разъяснения, что делать с деньгами. Всю переписку по электронной почте или мессенджеры по этому вопросу надо сохранить в электронной форме или в скан-копиях и организации, и работнику. Авансовый отчет в этом случае не составляется.

9. Авансовый отчет с приложениями проверяет и подписывает бухгалтер в течение _________рабочих дней, главный бухгалтер – в течение ________ рабочих дней, а затем утверждает генеральный директор в течение ________ рабочих дней.

10. В течение ________ рабочих дней после утверждения авансового отчета (или после выхода на работу) сотрудник сдает в кассу остаток средств и получает квитанцию к приходному кассовому ордеру. Либо получает деньги в счет компенсации за перерасход (по расходному кассовому ордеру).

11. Если работник не вернул остаток подотчетных средств в срок, определенный в пункте 9 настоящего Положения, соответствующая сумма удерживается из его зарплаты (с учетом положений статей 137 и 138 Трудового кодекса РФ).

Образцы заявления работника, доверенности, а также авансового отчета прилагаются.