На нашем сайте вы можете скачать Личная карточка сотрудника форма Т-2. Все документы предназначены для ознакомления или заполнения.
Личная карточка (унифицированная форма Т-2) включает в себя сведения о человеке, принятом на работу в конкретную компанию и его профессиональной деятельности. Такая информация необходима для принятия организационных и управленческих решений, предоставления предусмотренных законом гарантий. Например, данные о составе семьи позволят включить детей в список для получения новогодних подарков.
Наши эксперты подготовили рекомендации по заполнению и рассмотрели наиболее распространенные ошибки.
Общие сведения
В основном компании используют стандартный бланк, хотя закон допускает возможность разработки и применения аналога.
Информацию в документ вносит сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, или руководитель фирмы. На практике для этого часто используют специализированные программы.
Человек, который трудоустраивается, не вправе делать записи в бланке. Наниматель должен ознакомить его под роспись при оформлении на работу, переводе внутри фирмы, изменении ситуации с воинским учетом и в момент прекращения сотрудничества.
Частично документ дублирует данные, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе, награждении и увольнении.
Форма Т-2 состоит из четырех страниц и одиннадцати разделов. Для корректного составления потребуются:
- заключенный контракт, внутренние приказы и распоряжения;
- документы и сведения, предоставленные специалистом. К ним относятся паспорт, СНИЛС, трудовая книжка, документы об образовании, квалификации и отношении к военной службе.
Обратите внимание! Для допуска к выполнению ряда должностных обязанностей могут потребоваться дополнительные бумаги. Их следует заранее запросить у специалиста.
Теперь разберем процедуру пошагово.
Порядок действий
Заполнение начинают с шапки или основных реквизитов предприятия.
Код ОКПО присваивается фирме статистической службой.
Наименование компании указывают полностью.
Табельный номер – порядковый номер, присвоенный работнику.
ИНН можно не вписывать, поскольку гражданин вправе его не сообщать.
СНИЛС обязателен для заполнения. Если человек трудоустраивается впервые, зеленую карточку для него оформляет наниматель.
В ячейке «Алфавит» указывают букву, с которой начинается фамилия физического лица.
Характер работы может быть постоянным или временным, а вид работы – основным или по совместительству. Здесь следует опираться на приказ, подписанный руководителем.
Пол указывают сокращенно или целым словом.
1. «Общие сведения»
В этом блоке указывают реквизиты трудового соглашения и личные данные специалиста. Часть из них подтверждается представленными бумагами, например, паспортом и дипломом, а часть вписывается со слов гражданина. Например, состав семьи и владение иностранными языками.
Необходимо руководствоваться следующими правилами.
1. Вид населенных пунктов указывают в соответствии с документом, подтверждающим личность.
2. В названии учебного заведения допускаются сокращения без утраты смысла.
3. При двойном гражданстве требуется записать наименование страны.
4. Продолжительность стажа на момент трудоустройства определяют на основании представленной трудовой книжки, справок и договоров.
5. К ближайшим родственникам относятся супруги, дети и родители. Их ФИО заносят полностью.
6. Если прописка совпадает с местом фактического проживания, адрес фиксируют один раз.
Обратите внимание! На практике возникают сложности при заполнении кодировок. Все расшифровки находятся в свободном доступе в интернете. Необходимо внимательно изучить исходные данные и выбрать для них актуальные обозначения.
2. «Сведения о воинском учете»
Здесь следует ориентироваться на бумаги, представленные гражданином. Это может быть военный билет, заменяющая его справка или удостоверение о призыве.
Если человек предъявил удостоверение, пункты 1, 3, 4 и 7 оставляют пустыми. В пункте 2 необходимо указать, что он подлежит призыву, а в пункты 5 и 6 внести данные из предъявленной бумаги.
Правильность внесенных информации заверяют лицо, ответственное за ведение воинского учета, и непосредственно сотрудник.
3. «Прием на работу. Переводы»
Основанием для внесения данных являются приказы руководителя. Переводы на временную работу и изменения оклада фиксировать не нужно.
Ошибки недопустимы, поскольку от правильности заполнения зависит трудовой стаж специалиста.
Работник ставит свою подпись, подтверждая ознакомление с каждой заполненной строкой.
4. «Аттестация»
Если соответствующая процедура проводилась внутри фирмы, в этом разделе отражают решение аттестационной комиссии и реквизиты утверждающего приказа.
5-6. «Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка»
Пункты заполняются на основании свидетельства или диплома о пройденном обучении, на которое направлялся специалист. Работник может обучиться чему-либо и по собственной инициативе. Подобные сведения также следует зафиксировать.
7. «Награды»
Здесь указываются все поощрения, полученные в ходе трудовой деятельности, и реквизиты соответствующих приказов. Аналогичная информация отражается в трудовой книжке.
8. «Отпуск»
В хронологическом порядке регистрируют все виды отпусков, используемых сотрудником: очередной оплачиваемый, учебный, за свой счет или по уходу за ребенком.
Следует указать категорию отпуска, его длительность, дату и номер приказа руководителя. День окончания отдыха указывают только по факту после выхода человека на работу.
9. «Социальные льготы»
В блок вписывают льготы, предусмотренные для гражданина, делают ссылку на документы и нормативные акты.
10. «Дополнительные данные»
Работодатель вносит записи на свое усмотрение и отображает прочую информацию, обеспечивающую полный комплект сведений о сотрудниках. Это может быть отметка о наличии водительских прав, совмещении работы с обучением или отстранении от выполнения должностных обязанностей.
11. «Прекращение трудового договора»
В предусмотренные строчки вписывают сведения из приказа о расторжении контракта с точной передачей формулировок. Датой увольнения считается последний рабочий день, когда специалист выполнял свои должностные обязанности.
Подпись работника свидетельствует о том, что он ознакомлен с увольнением и согласен с информацией в документе. Кадровик также расписывается.
Обратите внимание! Если один из разделов бланка закончился, оформляют вкладыш. Такая ситуация наиболее характерна для отпусков при длительной работе специалиста в одной и той же компании. Следует продублировать шапку личной карточки и дополнить необходимую табличную часть.
Основные ошибки при внесении сведений
1. Использование запрещенных специальных символов. К ним относятся двоеточие или знак равенства.
2. Прочерки. Если для какой-либо графы отсутствует информация, ее требуется оставить пустой.
3. Заполнение на компьютере. Использование техники допускается лишь при внесении данных в момент трудоустройства. Записи о событиях, которые произошли в процессе работы, делают только вручную. Сотрудника необходимо ознакомить с ними под подпись.
Порядок внесения исправлений в форму
Когда неточность допущена при первичном заполнении бланка, но записи пока не заверены у физического лица, следует завести новую карточку.
Если ошибка выявлена спустя некоторое время, поступают следующим образом: некорректную запись зачеркивают одной чертой. Рядом с ней делают актуальную и пишут «Исправлено». Здесь же кадровик ставит дату, свою фамилию с инициалами и расписывается. Сотрудника также следует попросить расписаться.
Особенности хранения
Бланки с информацией о бывших работниках хранят отдельно от тех, кто в настоящее время числится в штате.
Форма содержит персональные данные физических лиц, поэтому доступ к таким бумагам должен быть ограничен.
Заполненный бланк во вложении
Вам доступны должностные инструкции, трудовые договоры, контракты на поставку товаров и оказание услуг, шаблоны заявлений, приказов и деловых писем, примеры ответов на запросы ИФНС, распорядительные документы, устав юридического лица и штатное расписание. Здесь же находятся актуальные бланки для учета материальных ценностей и проведения инвентаризации, доверенности и декларации.
На сайте представлены образцы форм. Если потребуется документ для конкретной ситуации в бизнесе, наша компания составит его, исходя из специфики фирмы и при необходимости проведет консультацию. Мы разработаем учетную политику и внутренние нормативные акты, подготовим бухгалтерскую и налоговую отчетность, оформим соглашения в рамках гражданского и трудового права.