Просьбы сотрудников, на которые бухгалтеру опасно соглашаться. Как аргументировать отказ и какую альтернативу предложить

Нередко просьбы персонала оборачиваются проблемами для бухгалтера и всего предприятия. 

Мы рассмотрели наиболее распространенные обращения, разобрали возможные последствия, привели аргументы для отказа и представили варианты безопасного для бизнеса решения вопросов. 
 

Просьба бухгалтеру 1. Выдайте зарплату пораньше

Семейные или финансовые трудности вынуждают работника просить о выдаче денег раньше установленного срока. Данный период может составлять несколько недель или даже месяцев. При этом гражданин стремится вызвать сочувствие к своим проблемам, обещает не подвести и отработать необходимое время.

Существует вероятность, что человек исчезнет после того, как компания пойдет ему навстречу и перечислит денежные средства. Еще одно последствие выполненной просьбы – это внезапная проверка со стороны трудовой инспекции.
 
Бухгалтер часто получает такое указание напрямую от руководителя. Он выполняет распоряжение и не оспаривает его.

Случай из практики:

В августе 2024 директор попросил выдать зарплату главному инженеру за 3 месяца вперед, то есть за август – октябрь. Деньги перечислили, НДФЛ и взносы заплатили

Порядок расчетов с персоналом регламентирует ст. 136 ТК РФ: оплата труда производится не реже, чем каждые полмесяца. То есть закон гарантирует регулярность выплат, и организация или ИП обязаны соблюдать данное требование.

При перечислении авансом периодичность 15 дней будет нарушена. Такое отклонение грозит штрафом на сумму до 50 тыс. рублей по результатам проверки трудовой инспекции. Основание – ч. 6 ст. 5.27 КоАП.
 
Ревизорам из ФНС выдача зарплаты «на опережение» говорит о признаках использования незаконной схемы. Инспекторы считают, что таким образом предприятие скрывает беспроцентный заем. Велика вероятность, что налоговики доначислят НДФЛ с материальной выгоды.
 
Дополнительный риск в данной ситуации – неожиданное увольнение специалиста до того момента, как будет отработан оплаченный период. Удержание из суммы окончательного расчета не спасает положение, потому что без согласия работника наниматель вправе вычесть лишь 20% от величины дохода (ст. 138 ТК РФ).

Оставшуюся задолженность придется взыскивать через суд, а это непредвиденные и существенные затраты для бизнеса. Кроме того, арбитраж часто принимает сторону бывших сотрудников, поскольку не видит с их стороны недобросовестного поведения.

Аргументы относительно арифметической ошибки или технического сбоя в программе суды оставляют без внимания.  
 
Как действовать? Оформите заем вместо аванса. Более безопасным решением для хозяйствующего субъекта станет предоставление сотруднику беспроцентного займа. Специалист может обсудить такой вариант с руководителем. При этом следует предупредить гражданина, что у него появляется материальная выгода, с которой придется удержать НДФЛ по ставке 35%. Это требование закона. Оно объясняется использованием денежных средств на более выгодных условиях, чем в банке.
 
Пример

В октябре 2024 года человек получил от предприятия беспроцентный заем в размере 150 000 рублей и пользовался им в течение 15 дней. Ключевая ставка – 19%. 

Материальная выгода составляет 778,69 руб.: (150 000 руб. * (2/3 * 19%) * 15 дн. / 366 дн.).

Тогда НДФЛ – 273 руб. (778,69 руб. * 35%).
 
Важно помнить, что каждый договор займа с работником привлекает повышенное внимание со стороны ФНС. Поэтому документ следует грамотно оформить. 
 

Просьба бухгалтеру 2. Укажите для банка зарплату побольше

Для получения кредита специалист просит подготовить справку и указать оплату труда выше, чем по факту. При этом он ссылается на то, что информация будет использована только в банке. Учреждение гарантирует конфиденциальность и исключает передачу данных в ИФНС.

Такую просьбу нельзя выполнять ни в коем случае.
 
Работник может обратиться в суд и, предъявив справку, требовать указанную в ней зарплату, компенсацию за нарушение сроков перечислений и моральный вред. Суд может вынести решение как в пользу работодателя, так и сотрудника. В любом случае разбирательство отнимет время и потребует дополнительных расходов на профессиональную правовую помощь. 
 
Мнение юриста:

Подписи руководителя, главного бухгалтера и печать организации на фиктивной справке о доходах усложняют процесс защиты.

Также суд может встать на сторону наемного специалиста, если он представит информацию о реальной вакансии на аналогичную должность с окладом, близким к указанному в справке. 

 
 
Документ с искаженной информацией может попасть в руки налоговиков. В этом случае бумага является доказательством того, что фирма применяет «серую схему» при расчетах с персоналом. Ревизоры инициируют проверку и постараются доначислить НДФЛ и страховые взносы. Решать проблему придется опять же в суде.
 
Объясните сотруднику, что при обнаружении недостоверных сведений банк не только откажет в выдаче средств, но и внесет его в перечень неблагонадежных заемщиков. Тогда в будущем получить кредит будет значительно сложнее. 

За подделку документов предусмотрена уголовная ответственность. Помните, что закон устанавливает штраф до 80 тыс. рублей или тюремное заключение на срок до двух лет за внесение в официальные бумаги заведомо ложных сведений (ст. 292 УК РФ).
 

Просьба бухгалтеру 3. Оформите отпуск с завтрашнего дня

Работник может отправиться в отпуск вне графика, причем с завтрашнего дня. Компания вправе пойти навстречу в данном вопросе, но не обязана этого делать. Такого мнения придерживается Роструд (письмо от 20.06.2022 N ПГ/16003-6-1). 
 
Кроме того, для некоторых категорий граждан закон предусматривает возможность отправиться на отдых в любое удобное время. В частности, к ним относятся многодетные родители и опекуны ребенка-инвалида. Наниматель не имеет права им отказать.

Важно помнить, что в данной ситуации возникает риск нарушить правила выплаты отпускных, то есть не успеть рассчитать и перечислить деньги за три дня до начала отдыха. Тогда ревизоры трудовой инспекции выставят штраф на сумму до 50 тыс. рублей (ч. 6 ст. 5.27 КоАП). 
 
Единственное верное решение проблемы – выдача отпускных по общим правилам, без исключений.

Заранее проинформируйте весь персонал: даже если гражданин относится ко льготной категории, бухгалтерия будет соблюдать установленный законом порядок.
 
Мнение юриста:

Из-за того, что глава предприятия идет на уступки сотрудникам, он не успевает вовремя перечислить предусмотренную сумму и получает административный штраф. Это распространенная ситуация. 
Контролеры могут наложить взыскание за каждый день просрочки. Тогда придется выплатить денежные средства с учетом компенсации в соответствии со ст. 236 ТК РФ.

Как действовать? Предложите часть отпуска оформить за свой счет

Это наиболее приемлемый вариант на случай срочного отъезда. Работник пишет заявление на 3 дня без содержания и занимается своими делами. За это время ему перечисляют необходимую сумму. Наступает оплачиваемый период отдыха, и нарушения действующих норм удается избежать.
 
Пример из бухгалтерской практики:

Наша фирма подобные просьбы игнорирует. Если заявление написано сегодня, отсчитываю четыре дня. Когда у человека «горящая» путевка, оформляю отпуск за свой счет.

Просьба бухгалтеру 4. Переведите зарплату на карточку жены

Трудовой кодекс подтверждает, что работник самостоятельно распоряжается своим заработком. То есть по заявлению сотрудника допускается перевод денег на банковский счет другого человека. 
Причины могут быть разные. Например, отсутствие времени заниматься семейным бюджетом или частое нахождение в командировках. В данном случае удобно, чтобы средства сразу поступали на карточку супруги или другого родственника.
 
Пример из бухгалтерской практики:

Наши работники обращаются с просьбой перечислять алименты без исполнительного листа, погашать кредит или производить оплату коммунальных платежей. В таких ситуациях идем навстречу.

Проведение подобных операций – это право, а не обязанность предприятия. Здесь необходимо получить согласие руководителя.
Следует помнить, что перечисления сторонним лицам связаны с рисками для организации или ИП. 
 
Мнение юриста:

На практике бизнес сталкивается с рядом проблем. Например, после получения нескольких переводов супруга работника фирмы обратилась в суд. Она утверждала, что трудоустроена в той же организации, что и ее муж, и требовала взыскания невыплаченной зарплаты.
Обратная ситуация: специалист представил судьям банковскую выписку по карте и заявил, что у работодателя образовалась задолженность по оплате труда.

Как действовать? Зафиксируйте обращение гражданина

Избежать рисков помогает правильное оформление комплекта документов. Человек должен написать заявление и указать:

• сумму для перечисления. Это может быть вся зарплата или ее часть;
• выплаты, за счет которых производится перевод;
• реквизиты получателя.

Если руководитель не возражает, к трудовому договору необходимо составить дополнительное соглашение. 

Деньги перечисляют отдельным платежным поручением. В документе следует отметить, за кого производится перевод. Например, «Заработная плата работника ООО «АБВ» Иванова С.М. за сентябрь 2024 года по заявлению от 21.08.2024».
 
Обратите внимание на правила выдачи расчетных листков! Если в компании действует система КЭДО, и вы отправляете данные на электронную почту сотрудников, необходимо соблюсти ряд обязательных условий. Так, запросите у специалистов письменное согласие на получение «расчеток» в цифровом формате. Если этого не сделать, возрастает вероятность штрафных санкций.
В работе ориентируйтесь на официальные письма ведомств. На практике встречаются ситуации, когда мнения ответственных лиц одного и того же учреждения противоречат друг другу.
 
Заранее сообщите персоналу фирмы! Перечисление зарплаты посторонним лицам не спасает от взысканий по исполнительным листам. Если в компанию поступит такой документ, бухгалтер произведет удержание в соответствии с требованиями законодательства. Только после этого деньги будут перечислены наемному работнику или его родственникам. В любом случае долги придется погасить.
 

Просьба бухгалтеру 5. Хочу работать без обеда и раньше уходить домой

Сотрудник желает отказаться от перерыва, продолжить работу и в результате уйти на час раньше. С такой просьбой категорически нельзя соглашаться.

Организация обязана предоставить персоналу время для отдыха и приема пищи (ст. 108 ТК РФ). Этот период не включается в продолжительность рабочего дня. Он может составлять от 30 минут до двух часов, и его длительность необходимо зафиксировать во внутренних нормативных актах.

Закон предусматривает лишь два исключения, когда специалисты трудятся без перерыва:

• при неполном рабочем дне с продолжительностью менее четырех часов. В этом случае целесообразно приписать отсутствие времени на отдых в договоре и правилах внутреннего распорядка. Иначе будет считаться, что у человека есть обед, и он с полным правом им воспользуется;
• в условиях, когда невозможно прервать процесс трудовой деятельности, например, в котельной. Важно помнить, что обоснованность обеда без отрыва от выполнения должностных обязанностей проверяют ревизоры Роструда.

Если директор согласится выполнить просьбу специалиста и лишит его гарантированного законом отдыха, компанию ждет штраф до 50 тыс. рублей в соответствии со ст. 5.27 КоАП.
 
Как действовать? Объясните сотрудникам, в каких случаях допускается работа без обеда и о последствиях нарушений для предприятия. Всем, у кого рабочий день превышает четыре часа, наниматель обязан предоставить перерыв. Альтернативы здесь нет. 

Единственный возможный вариант – предложить специалисту сократить обед до 30 минут. Тогда человек сможет уйти домой на полчаса раньше. Для этого необходимо оформить дополнительное соглашение с новой редакцией режима рабочего дня и отдыха.
 
Применение наших рекомендаций на практике позволит бухгалтеру избежать неприятностей в работе, защитит бизнес от непредвиденных расходов и снизит риск конфликтных ситуаций в коллективе.