27.06.2025
Практика показывает, что на каждом этапе работы с персональными данными (ПД) у организаций и ИП возникают сложности и противоречия. При этом любое неверное действие является основанием для крупных штрафов.
Наши эксперты проанализировали проблемы, с которыми сталкивается бизнес, и подготовили для них профессиональное решение.
У компании запросили персональные данные работника. Как подготовить ответ?
Работодатель может передавать персданные сотрудников в двух случаях:
- у него есть письменное согласие человека на такую операцию;
- передача предусмотрена положениями закона.
Помните, что не каждый запрос правомерен, а предоставление излишней информации оборачивается штрафом от Роскомнадзора.
Кому можно предоставлять информацию о работниках без их согласия?
В законе перечислены структуры, которым направляют материалы по мотивированному запросу без разрешения физического лица. К ним относятся:
- полиция, прокуратура, Следственный комитет и ФСБ;
- государственная инспекция труда;
- служба судебных приставов;
- ФНС, СФР и военкомат;
- иные уполномоченные государственные органы.
Обратите внимание! В полученном обращении должна быть указана причина запроса, ссылка на подтверждающие правовые основания и перечень запрашиваемых сведений.
Основания могут быть следующие:
- возбуждение уголовного дела;
- жалоба работника в ГИТ;
- предстоящее назначение и расчет пенсии;
- проводимая налоговиками проверка.
Если все условия выполнены, следует подготовить письменный ответ в предусмотренный законом срок и направить указанным в запросе способом.
Должен ли работодатель отвечать на адвокатский запрос?
Да, компания обязана направить ответ на такое письмо. Если его проигнорировать, бизнесу грозит административная ответственность.
Закон предоставляет адвокату право получать справки и характеристики для оказания юридической помощи. Но это не распространяется на конфиденциальные сведения, в том числе персданные сотрудников.
При необходимости человек может самостоятельно за ними обратиться.
Может ли компания предоставить копии паспортов работников по требованию налоговой инспекции?
Начнем с того, что организациям и ИП запрещено хранить копии личных документов персонала. Это нарушение правил обработки ПД, которое грозит штрафом до 100 тыс. рублей.
При приеме на работу кадровик проверяет паспорт, переносит необходимые сведения в личную карточку и возвращает его владельцу.
На требование налоговиков следует ответить, что у фирмы нет возможности предоставить запрашиваемые материалы.
Как реагировать на запрос об уволенном сотруднике?
Все зависит от того, кем направлено обращение. Если это мотивированное письмо от МВД, прокуратуры и других уполномоченных организаций, фирма обязана предоставить необходимые персданные. Согласие гражданина не требуется.
Иногда информацию запрашивает новый работодатель. Здесь должны выполняться два условия:
- у предприятия есть соответствующее разрешение бывшего работника;
- материалы нельзя получить у самого человека.
Если согласие отозвано, предоставление сведений незаконно.
Бывшая супруга работника хочет получить справку о его зарплате для взыскания алиментов. Как ей отказать?
Информация о доходах относится к персданным. Передача третьим лицам без согласия гражданина запрещена. Это правило относится не только к настоящим и бывшим родственникам, но и к банкам и коллекторским агентствам.
Если такого разрешения нет, просьбу заявительницы выполнить невозможно, поскольку она влечет за собой нарушение закона. Оптимальный вариант для нее – обратиться в службу судебных приставов.
Как передавать информацию для оформления банковских карт или полиса ДМС?
В каждом конкретном случае потребуется отдельное согласие физического лица. В документе работник указывает, кому и в каком объеме он разрешает передавать свои персданные. При этом перечень сведений должен соответствовать цели обработки.
Наниматель обязан обеспечить безопасную передачу ПД и защиту от утечки.
Как подготовить запрос о сотруднике?
Есть ситуации, когда компании требуется получить информацию о работнике от сторонних лиц. Это может быть подтверждение подлинности диплома или характеристика от бывшего руководителя.
По общему правилу письмо составляют на официальном бланке с указанием цели получения, перечня сведений и способа их предоставления. На документе должны быть дата и номер.
При запросе ПД конкретного человека прикладывают его письменное согласие. Оно должно быть четким и исключающим неопределенность.
Можно направить запрос в поликлинику для подтверждения факта болезни сотрудника или подлинности листка нетрудоспособности?
Обращение человека за медицинской помощью относится к врачебной тайне. Поликлиника на подобные вопросы не отвечает.
Единственное право работодателя: получить информацию о возможных противопоказаниях для выполнения работы с установленными медицинскими ограничениями.
Если появились вопросы по больничному листу, следует обратиться в СФР. Предварительно потребуется получить письменное согласие работника. Без него можно обойтись только при расследовании несчастного случая на производстве.
Ведомство подготовит ответ в течение месяца, поэтому целесообразно записаться на прием или использовать дополнительные способы связи.
Работник пропал. Можно ли подать заявление в полицию о проведении розыска?
Это верное решение. У вас на руках будет подтверждение обращения. Если гражданин прогуливает, ему придется объясняться с полицией.
Если поиск окажется безрезультатным, вы вправе обратиться в суд для признания человека безвестно отсутствующим. После вступления в силу судебного решения можно оформлять увольнение.
Работодатель вправе запросить копию приговора по осужденному сотруднику?
Если специалиста осудили и назначили наказание, из-за которого он больше не может работать (например, посадили в тюрьму или запретили занимать определенные должности), наниматель имеет право его уволить.
Для увольнения по указанному основанию нужен официальный приговор суда. Чтобы его получить, руководитель может обратиться напрямую в суд. Это разрешено законом.
Работа с персональными данными внутри компании
Надо ли получать согласие на обработку ПД от исполнителей по договорам ГПХ и контрагентов в статусе ИП и самозанятых?
Если бизнес использует данные физических лиц только для заключения договора и исполнения обязательств по нему, отдельного разрешения не требуется. Когда планируются еще какие-либо действия, например, рассылка рекламы, оно необходимо.
Как без проблем разместить фото сотрудников на сайте, в соцсетях, доске почета или стенде?
Фотографии и видеозаписи с участием работника относятся к персданным. Для их публикации придется получить согласие на распространение от конкретного физического лица.
Исключение предусмотрено лишь в том случае, если:
- изображение гражданина используется в общественных или публичных интересах;
- фото и видеосъемка были оплачены или происходили на массовых мероприятиях. Например, во время конференции или выставки.
Можно получить у сотрудника одно согласие на обработку на все время его трудоустройства?
Это неправильный подход. Каждый документ составляют для конкретных целей. При оформлении на работу невозможно предугадать заключение брака, рождение детей и другие события.
Поэтому, работая со сведениями личного характера, необходимо регулярно проверять, требуется согласие и было ли оно оформлено.
Какие правила действуют при передаче данных внутри предприятия?
Речь идет о перемещении информации между структурными подразделениями. Для этого фирма должна назначить ответственного и разработать локальный нормативный акт.
В нем прописывают порядок передачи персданных, цели их обработки и устанавливают ограничения. Если сведения необходимы для выполнения должностных обязанностей, работникам оформляют допуск и берут обязательство о неразглашении.
Важно предоставлять только тот объем сведений, который необходим для работы конкретного специалиста. С нововведениями персонал знакомят под подпись.
Следует контролировать соблюдение законодательных норм внутри организации. Так, собственник бизнеса может запросить сведения личного характера о каких-либо специалистах. В правилах нет исключений. Сначала необходимо получить согласие физических лиц.
Как обрабатывать ПД после увольнения сотрудника?
После прекращения трудового договора компания продолжает хранить кадровые документы, справки, объяснительные записки и приказы на протяжении установленного законом срока.
Сведения, на которые не распространяются требования архивного законодательства, подлежат уничтожению. К ним относятся фотографии и анкета при трудоустройстве.
Что делать, если сотрудник не дал согласие на видеонаблюдение в офисе?
Система видеонаблюдения помогает обеспечивать безопасность, контролировать качество работ и сохранность товарно-материальных ценностей. Для ведения съемок согласия персонала не требуется.
Но если человек не дал письменного одобрения на обработку биометрических персданных, материалы нельзя использовать для идентификации его личности. То есть видеозапись не является доказательством для привлечения к дисциплинарной или материальной ответственности.
Обязан ли сотрудник сообщить об изменении своих ПД?
Такое требование законодательством РФ не предусмотрено. Компания может самостоятельно установить обязанность персонала в определенный срок уведомлять кадровую службу о каких-либо изменениях личного характера. Подобные условия прописывают в локальных актах и трудовых договорах.
Тогда при нарушении порядка к человеку применяют дисциплинарную ответственность.
Как внести изменения в личные данные сотрудника?
Алгоритм действий будет следующий.
1. Запросить у работника заявление. В нем человек указывает устаревшую информацию, обновленные сведения и причину, по которым произошли изменения.
Уведомление составляется в свободной форме с приложением подтверждающих документов. Помните, что их копии не должны оставаться в личном деле.
2. Издать приказ с указанием документов, в которые потребуется внести корректировки. К ним могут относиться:
- личная карточка;
- трудовая книжка;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- трудовой договор;
- лицевой счет.
С распоряжением сотрудника знакомят под роспись.
3. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору и актуализировать кадровые и бухгалтерские документы.
Как работать с ПД соискателей на вакантные должности?
До начала обсуждения возможного сотрудничества организация должна получить от кандидата согласие на обработку его персданных.
Срок действия согласия заканчивается в момент принятия решения руководителем. Это предложение занять должность или отказ в трудоустройстве.
Если гражданина не приняли на работу, его резюме необходимо уничтожить в течение месяца. Помните, что ПД штатного персонала и соискателей должны находиться раздельно.
Информацию можно оставить, если человек согласился на включение в кадровый резерв. Но срок нахождения на «скамейке запасных» также ограничен. После его окончания резюме подлежит уничтожению.
Каждый работодатель является оператором персональных данных и обязан строго придерживаться правил их обработки.
Эксперты аутсорсинговой компании помогут разобраться в нормативных тонкостях и настроить процессы, чтобы избежать претензий Роскомнадзора.
