Как проверить главного бухгалтера без знания бухгалтерии

Многие предприниматели воспринимают бухучет как закрытую территорию, куда заглядывать не принято. Однако именно такой подход приводит к серьезным последствиям для бизнеса: финансовым потерям, блокировке счетов, злоупотреблениям и принятию неверных управленческих решений.

Эта статья для руководителей и собственников компаний. Она поможет оперативно оценить работу главного бухгалтера и понять реальное положение дел, не вникая в проводки и план счетов. 

Кто отвечает за учет?

Многие бизнесмены ошибочно полагают, что нанятый главный бухгалтер отвечает за все, что связано с цифрами. Это опасное заблуждение. Закон четко разграничивает зоны ответственности:

• руководитель обязан организовать ведение учета, хранение документов и проверять результат. Именно к нему в первую очередь придут с вопросами налоговики и другие проверяющие;
• главный бухгалтер отвечает за корректность самой работы. Он ведет учет, формирует отчетность и контролирует соблюдение нормативных требований.

Отсюда и вытекает главная причина для контроля. Конечная ответственность за финансовые и налоговые последствия для компании лежит на руководителе. Вот почему проверка работы бухгалтера – это не проявление недоверия к конкретному сотруднику и не придирки к нему. Это необходимый шаг для обеспечения финансовой безопасности и стабильности бизнеса. 

С чего начать проверку?

Самый доступный инструмент – личный кабинет налогоплательщика. Для первичного контроля данного ресурса достаточно. 

1. Сальдо единого налогового счета (ЕНС). Положительное значение говорит о переплате, нулевое – об исполнении всех обязательств перед бюджетом, а отрицательное сигнализирует о наличии задолженности и риске блокировки счетов. 

2. Статус сданной отчетности. В личном кабинете отображается информация по каждой форме. Отсутствие квитанции о приеме, отклонение отчетности и требование уточнений: каждый из этих факторов говорит о возникших проблемах. 

3. Входящие требования ФНС. Налоговая присылает запросы о предоставлении пояснений или информацию о выявленных расхождениях. Игнорирование таких писем со стороны бухгалтера грозит серьезными последствиями. 

Эксперты советуют регулярно проводить такую проверку, чтобы не допустить выход ситуации из-под контроля. По мере масштабирования предпринимательской деятельности и увеличения количества операций процедура усложняется.

Комплексная проверка: где искать ответы в 1С и отчетах 

Если базовая проверка через личный кабинет налогоплательщика не выявила проблем, это хороший знак. Однако для получения более полной картины целесообразно провести дополнительную контрольную процедуру. 

Знание бухгалтерии по-прежнему не требуется. Достаточно понимать, где найти нужные отчеты в программе и какие цифры считать нормой, а какие – тревожным сигналом. 

На этом этапе руководитель может оценить ситуацию в комплексе: ведение «первички», движение денег и расчеты с контрагентами. 

Экспресс-проверка в 1С

После запуска инструмент «Экспресс-проверка ведения учета» начинает автоматически анализировать операции и указывать на ошибки: отсутствие счетов-фактур, неправильное закрытие месяца, расхождения между данными складского и бухгалтерского учета. Однако он подсвечивает только грубые недочеты.

Если вы хотите оперативно получить ответ о состоянии учета и возможных ошибках, воспользуйтесь услугой экспресс-аудита. Процедура выполняется максимально быстро и не отвлекает ваших сотрудников от работы.

Справка о состоянии расчетов с бюджетом

Ее можно запросить через ту же 1С или напрямую в ФНС. Справка покажет реальное положение дел с налогами, взносами, пени и штрафами. Попросите бухгалтера пояснить каждую строку с задолженностью и переплатой. Общие фразы в ответе и обвинение налоговой должны вызвать подозрение.

Сверка ключевых финансовых показателей

Сравните показатели выручки в Отчете о финансовых результатах и декларациях по НДС и налогу на прибыль за один и тот же период. Попросите пояснить расхождения, если они есть. Подобные нестыковки вызывают вопросы у налоговой. Поэтому профессиональный бухгалтер готов оперативно ответить, почему сложилась такая ситуация, и представить подтверждающие документы.

Проверка по крупнейшим контрагентам

Выберите 3–5 наиболее крупных поставщиков и покупателей. Запросите комплект документов по сделкам за последний период (договор, акты выполненных работ, товарные накладные, УПД). Убедитесь, что документы подписаны с обеих сторон и хранятся упорядоченно. Отсутствие оригиналов – прямой путь к доначислениям налогов при проверке.  

Проанализируйте акты сверки расчетов с этими контрагентами. Учетные данные должны совпадать с информацией от деловых партнеров.

Движение средств по расчетному счету

Проанализируйте выписку банка за последний месяц. Назначение платежей должно быть понятным и совпадать с реальной деятельностью. Проверьте, есть ли переводы средств незнакомым контрагентам и на личные счета сотрудников и других физических лиц. Сопоставьте остатки по выписке с бухгалтерской базой. Они должны совпадать.  

Ревизия кассы

Сверьте фактическое наличие денег с учетными данными и проверьте соблюдение установленного лимита. Просмотрите кассовые документы и оцените правильность оформления. 

Оборотно-сальдовая ведомость

Попросите бухгалтера сформировать этот отчет. Все цифры в нем должны быть логичными и объяснимыми. Специалист должен спокойно и доступно рассказать, как сложились остатки по счетам и что повлияло на ситуацию. Если бухгалтер на все вопросы отвечает: «это сложно» или «так посчитала программа», стоит задуматься о более глубокой проверке.

Подозрительные признаки в поведении и работе бухгалтера

Довольно часто проблема кроется не в цифрах, а в поведении сотрудника. Организовывать серьезную, возможно, даже независимую проверку стоит немедленно, если вы замечаете следующие тревожные сигналы.

Уклонение от предоставления доступа к базе данных. Это самый главный «красный флаг». Если бухгалтер под любыми предлогами отказывается дать прямой доступ к учетной системе, это почти всегда означает, что ему есть что скрывать. 

Уклончивые ответы. Бухгалтер отвечает общими фразами, избегает конкретики и переводит разговор с цифр на эмоции. Вместо четкого ответа на вопрос «Почему вырос налог?» вы слышите: «Налоговая опять чудит» или «Это из-за сложной экономической ситуации». Он постоянно ссылается на занятость и откладывает предоставление пояснений на потом. 

Резкий рост штрафов и недоимок. Очевидный признак серьезных проблем. В такой ситуации неубедительные объяснения бухгалтера говорят о системных ошибках, недостаточной компетенции или халатности. Особенно опасно, если сотрудник пытается скрыть факт получения требований от ФНС. 

Критерии эффективной работы бухгалтерии

Мы рассмотрели факторы, которые должны вызвать беспокойство. Но для объективной оценки важно помнить о признаках эффективного учета и правильно выстроенных рабочих процессах.

Вот критерии, по которым следует оценить работу главбуха.

Прозрачность и доступность информации:

• отчеты понятны, а цифры отражают реальную картину;
• оперативные и аргументированные ответы на вопросы руководителя. Если вопрос сложный, бухгалтер честно скажет об этом и назовет конкретный срок, когда предоставит информацию. 

Порядок и дисциплина:

• своевременная сдача отчетности и перечисление платежей в бюджет;
• отсутствие ошибок прошлых лет. Все операции проведены корректно, и бухгалтер может объяснить любую цифру в балансе и декларации;
• порядок в документах. Они собраны в полном объеме, систематизированы и находятся в быстром доступе;
• минимизация рисков. Бухгалтер своевременно отвечает на запросы проверяющих органов и контролирует состояние расчетов с контрагентами. 

Опережающий подход. Специалист не только отражает факты хозяйственной деятельности и считает налоги. Он также:

• заранее предупреждает о предстоящих крупных платежах и возможных кассовых разрывах;
• понятно объясняет, почему конкретный показатель важен для бизнеса и принятия управленческих решений;
• информирует о рисках сомнительной операции и ее последствиях.

Как понять, что бухгалтер ворует

У главбуха есть доступ к финансам компании, и риск злоупотреблений всегда существует. Руководителю не нужно быть аудитором, чтобы заметить тревожные сигналы. Вот основные схемы хищений, которые можно выявить при внимательном рассмотрении.

Зарплатные схемы

В платежную ведомость вносятся «мертвые души» либо за счет премий устанавливаются повышенные выплаты действующим работникам. Разницу между реальной зарплатой и проведенной по документам делят бухгалтер и подставное лицо. 

Рост расходов на оплату труда без изменения штата должен вызвать подозрение. Тогда стоит сопоставить штатное расписание с перечислениями зарплаты.

Подставные контрагенты и откаты

Эта схема сложнее, но приносит наибольшую выгоду. Бухгалтер вступает в сговор с поставщиком. В результате компания приобретает товары или услуги по завышенным ценам. Разница возвращается бухгалтеру. Кроме того, сотрудник может за вознаграждение сознательно затягивать взыскание дебиторской задолженности. 

Здесь важно обращать внимание на счета от незнакомых контрагентов и отслеживать состояние «дебиторки».

Злоупотребление подотчетом

Мелкая, но систематическая схема. Бухгалтер берет деньги под отчет на нужды бизнеса, но тратит их на личные цели. Для закрытия предоставляются фиктивные документы, либо средства так и остаются висеть. 

Руководителя должна насторожить растущая сумма задолженности по подотчетным суммам. Стоит требовать полного отчета с приложением оригиналов документов. 

Хищение со склада

Бухгалтер вступает в сговор с кладовщиком. Товар не полностью приходуют или списывают как бракованный. На самом деле его перепродают. 

Такие схемы тщательно маскируются, и их бывает сложно выявить. Здесь поможет регулярная инвентаризация по ходовой и дорогостоящей номенклатуре, проверка банковских выписок, документов по учету ТМЦ и опрос сотрудников. 

Что предпринять, чтобы обезопасить бизнес

Профилактика важнее расследования. Необходимо выстроить систему, в которой злоупотребление становится практически невозможным. 

Конкретные шаги, которые следует предпринять:

• внедрить правила «двух ключей». Доступ к клиент-банку должен быть настроен так, чтобы для совершения платежа требовалась подпись двух человек (директора и бухгалтера). Это исключает возможность единоличного вывода средств;
• не передавать электронную подпись директора другому лицу; 
• проводить проверку контрагентов. Перед заключением договора на крупную сумму самостоятельно проверьте будущего партнера по открытым базам данных. Убедитесь, что фирма не создана месяц назад и является действующей; 
• проверять банковские выписки и регулярно проводить инвентаризации. Фактор внезапности не даст возможности подготовиться и скрыть нарушения;
• привлекать независимый аудит. Специалист быстро выявит схему и представит доказательства злоупотреблений. А зная о неизбежной проверке, недобросовестному сотруднику будет гораздо сложнее решиться на махинации. 

Что делать, если после самостоятельной проверки остались сомнения 

В этой ситуации единственно верный шаг – привлечь независимого эксперта. Такой специалист:

• объективно оценивает состояние учета;
• выявляет скрытые схемы, ошибки и налоговые риски;
• поможет понять масштаб проблем и подскажет, как их исправить.

Именно поэтому передача учетных функций в Центр профессиональной бухгалтерии является самым надежным решением. Вы не просто нанимаете исполнителя, а получаете команду экспертов, которая несет полную ответственность за результат. Это позволяет быть уверенным в финансовой безопасности фирмы, пока вы занимаетесь развитием бизнеса.