Как оплатить сверхурочную работу с 1 сентября 2024 года

Мы рассмотрели законодательные новшества в начислениях за переработку при сдельной и повременной системе. Выяснили, с какими проблемами сталкивается бухгалтер в процессе учета и подготовили решения сложных и специфических вопросов. Также представили формулы и примеры вычислений.

Следуя рекомендациям наших экспертов вы сможете избежать ошибок и минимизируете штрафные риски при проверках.

Величина доплаты за сверхурочную работу

Начиная с сентября 2024 года работодатель должен начислять сверхурочные принимая во внимание оклад, надбавки, компенсации и иные выплаты. Такой подход призван защитить интересы наемных сотрудников.

В первые два часа трудовая деятельность сверх нормы оплачивается с коэффициентом не менее 1,5 к «обычному» уровню зарплаты. За последующее время вознаграждение удваивают. Это минимальная величина, гарантированная законом. Максимальный размер не ограничен. 

Наниматель вправе установить более высокий уровень для мотивации. Порядок закрепляют во внутренних нормативных актах. Важно, чтобы он распространялся на весь персонал предприятия. 
Человек может выбрать отгул вместо денежных средств, которые ему причитаются. Тогда его труд будет оплачен в одинарном размере.

Последовательность действий:

• сформировать список выплат, которые необходимо учесть в процессе;
• определить длительность переработки;
• вычислить стоимость часа;
• рассчитать величину вознаграждения. Процессы для сдельной и повременной систем отличаются и имеют свои особенности;
• перечислить денежные средства в срок, установленный для выдачи зарплаты персоналу.

Какие виды начислений включают в алгоритм для оплаты сверхурочных?
Помимо основного оклада или тарифа, работодатель обязан учесть стимулирующие и компенсационные составляющие зарплаты. При этом необходимо ориентироваться на следующие критерии:

• выплата предусмотрена за выполнение должностных обязанностей и зафиксирована внутренними правилами конкретной фирмы;
• величину вознаграждения можно пересчитать на один час работы;
• перечисление носит постоянный характер, пока выполняется условие, в связи с которыми оно установлено.

  

 
Поскольку система учитывает особенности каждого хозяйствующего субъекта бизнеса и стоящие перед ним задачи, единого перечня здесь нет. Следует ориентироваться на локальные акты предприятия и утвержденные в них правила.
 
При расчете за «сверхурочку» учитывают:

• различные компенсации. Это доплаты за вредные условия и ненормированную занятость, районные надбавки. Сюда же относится вознаграждение за наставничество, совмещение профессий и должностей, увеличение нагрузки и замещение коллег в отпуске или на длительном больничном;
• постоянные и стимулирующие выплаты. В данную группу относится премия за стаж в организации или отрасли и ежемесячные бонусы по итогам отчетного периода.

Обратите внимание! Ряд начислений не включают в процесс, поскольку они не имеют отношения непосредственно к оплате труда, например:

• компенсация личных расходов сотрудника. Это затраты на сотовую связь, приобретенные хозяйственные товары для компании и пройденные медосмотры;
• средний заработок в командировке;
• доплата за труд в праздники и ночные часы;
• разовые премии к юбилею, иному событию и бонусы за разработку перспективной технологии.

Спрашивает бухгалтер.

Включать ли доплату за работу в ночные часы в расчет сверхурочных? 
  

Это два разных вида отклонений от нормального режима. Если совпадают такие обстоятельства, начисления производят параллельно: за деятельность в позднее время, и после окончания смены. Пересечений здесь не должно быть. По итогам отчетного месяца результаты суммируют.

Для каждой процедуры утверждены свои правила. Нарушение хотя бы одного из них грозит штрафными санкциями для юридического лица или ИП. 

Вопрос из практики.

Использовать ли оплату за совмещение при подсчете сверхурочных? 

Здесь все зависит от того, какие именно функции выполняет специалист в этот момент. Когда речь идет об основной и дополнительной занятости, надбавку за совмещение следует учитывать. Если человек загружен лишь основными задачами, этого делать не нужно.

Практическая ситуация.

Включать ли доплату до уровня МРОТ в исчисление сверхурочных?

Да, бухгалтер обязан сделать именно так.  Причем сумму за переработку определяют сверх величины МРОТ. 

Как определить, сколько часов отработано сверх нормы?

Подобный отрезок времени удовлетворяет следующим признакам:

• превышает лимиты, зафиксированные в соглашении с сотрудником или правилах внутреннего распорядка предприятия. В случае с суммированном учетом его величину определяют по итогам месяца;
• документально оформлен согласно распоряжению директора и зафиксирован в табеле;
• не имеет отношения к ненормированному труду;
• не относится к выходным и праздникам.

Действующее ограничение по продолжительности

Закон установил, что работа за пределами предусмотренных нормативов не должна превышать 4 часа в течение двух дней подряд и составлять по итогам года более 120 часов. При этом критерии эпизодичности отсутствуют.
 
На практике работник может превысить указанные лимиты, но такое обстоятельство не сказывается на правилах исчисления.
 

В каких случаях время, отработанное сверх лимита, остается неоплаченным?

Если человек задержался в офисе или на производстве по собственной инициативе или устной договоренности с руководителем, денег за это он не получит. Решения работника и его непосредственного начальника недостаточно. Такой подход подтверждает судебная практика.

Особенности оформления

Для гарантированного получения повышенной суммы требуется подготовить приказ главы предприятия. Документ издают для каждого отклонения от нормального режима и обосновывают его причину. 
Сотрудник должен письменно зафиксировать свое согласие. Общее согласие на возможные переработки, например, в течение года, не допускается.

Распоряжение является основанием для кадровика и бухгалтера, чтобы отразить фактическую продолжительность работы в табеле и по результатам произвести начисление. 

Специфика расчета при вахтовом методе

Здесь применяется суммированный учет рабочего времени. Продолжительность трудовой деятельности вне установленных рамок определяют по итогам учетного периода. Это месяц, квартал или год. Соответствующую оплату также производят по его окончании.

Обратите внимание! Срок нахождения на отдыхе или на больничном исключают из плановой выработки.

Когда человек трудоустраивается в середине этапа, значение норматива также требуется откорректировать.

По желанию гражданина денежную деньги можно заменить на отгул. В таком случае часы накапливаются и суммируются до полных дней.

Рассмотрим пример. Рассчитаем количество часов сверх лимита при вахтовом методе

Руководителем компании утвержден учетный период – квартал. В рамках стандартной пятидневной недели в III квартале 2024 года 528 часов (июль – 184, август – 176 и сентябрь – 168).
В июле у монтажника заканчивался отпуск. Он отдохнул положенные ему 3 дня и пропустил 24 часа. По результатам квартала он отработал 509 часов.
 
Прежде всего, необходимо скорректировать нормативную продолжительность. 

Принимая во внимание окончание отдыха гражданин должен был отработать: 528 ч. — 24 ч. = 504 ч.

Монтажник превысил норматив: 509 ч. — 504 ч. = 5 ч.
 
Отклонение, то есть пять часов бухгалтер обязан оплатить как сверхурочные.  

Практическая ситуация.

Может ли возникнуть переработка у специалистов с ненормированным рабочим днем?

Такая вероятность возможна. Напоминаем, что в качестве компенсации за особый режим предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. Денежная надбавка не предусмотрена. 

В силу ряда обстоятельств нагрузка на человека может резко увеличиться. Тогда интенсивная работа приобретает не эпизодический, а постоянный характер. Это говорит о том, что деятельность осуществляется сверх установленных лимитов, и ее необходимо дополнительно оплачивать. 

Расчет сверхурочных на практике

Алгоритм зависит от применяемой схемы оплаты труда: повременной или сдельной. Наши эксперты подготовили методику и практические примеры для персонала, работающего на окладе, часовой и дневной ставке, а также на сдельщине.

Особенности повременки

Здесь необходимо воспользоваться формулой:

Надбавка = Время отработанное сверх графика * Стоимость одного часа * Повышающий коэффициент.
 
На порядок исчисления часовой ставки влияет механизм, применяемый к конкретной должности. Закон не содержит четких требований, поэтому руководителю следует выбрать один из способов и закрепить его в локальных документах.

Рассмотрим возможные варианты.

Оплата за один час работы на окладной системе
На практике используют следующие методы:

• по среднему количеству часов в году. Показатели содержатся в производственном календаре. Такой вариант является наиболее справедливым, потому что он не зависит от того, как распределяется выработка по месяцам;
• по норме времени в конкретном интервале. Здесь показатель находится в динамике и каждый раз принимает новое значение.

 
Бухгалтер производит начисление в рамках одной из формул.

Сумма за отработанный час = (Оклад + компенсации и бонусы) * 12 месяцев / Усредненное значение рабочих часов, 
или
Сумма за отработанный час = (Оклад + компенсации и бонусы) * 12 месяцев / Нормативная выработка в отдельном месяце.
 
В случае с суммированным учетом для определения стоимости часа используют усредненную величину продолжительности труда за учетный период. Здесь применяют следующий алгоритм:
Сумма за отработанный час = (Оклад + компенсации и бонусы) * Длительность учетного этапа в месяцах / Норма часов по графику.

Пример. Оплата «сверхурочки» для специалиста на окладе

Оклад менеджера составляет 40000 рублей и ежемесячная премия за стаж в компании – 10000 рублей. Работнику установлена обычная неделя длительностью 40 часов.

3 и 4 октября менеджер занимался подготовкой документации для тендера по два часа после окончания официального рабочего дня, а 7 числа – четыре часа.

Внутренние правила организации предписывают ориентироваться на норматив часов в соответствующем месяце.
 
В алгоритм включают весь доход: 50000 рублей (40000 + 10000). За месяц необходимо отработать 184 часа.

Определяем величину вознаграждения.
За 3 и 4 октября значение будет одинаковое:
50000 / 184 часа * 2 часа * 1,5 = 815,22 р.
 
За 7 октября:
50000 / 184 часа * 2 часа * 1,5 = 815,22 р. – за первые два часа;
50000 / 184 часа * 2 часа * 2 = 1086,96 р. – за следующий промежуток.
 
В результате заработок должен увеличиться на 3532,62 рубля (815,22 + 815,22 + 815,22 + 1086,96).

Расчеты при часовой и дневной ставке

Здесь потребуется определить стоимость одного часа принимая во внимание компенсации и бонусы. Для такой процедуры закон не содержит четкого алгоритма. Мы предлагаем использовать на практике один из вариантов:

• на основе среднего количества часов в соответствии с производственным календарем и длительностью рабочей недели. То есть годовой показатель необходимо разделить на 12 месяцев;
• на основе продолжительности рабочих часов в конкретном месяце.

Выбранный способ требуется зафиксировать во внутренних правилах. Первый вариант наиболее справедливый, он позволяет избежать перепадов стоимости часа в зависимости от месяца. 
 
Пересчет производят по формуле:

Бонусные выплаты за час = Доплаты за месяц / Средний показатель рабочего времени,
или
Бонусные выплаты за час = Доплаты за месяц / Нормативная длительность работы в заданном периоде.

Пример. Вознаграждение за «сверхурочку» при часовой тарифной ставке

Для слесаря утвержден тариф 200 рублей, премия 15000 рублей и пятидневная неделя. Для срочной отгрузки изделий в адрес заказчика он 11 октября три часа трудился сверх нормы. Начисления производятся исходя из нормативной продолжительности рабочего времени в отдельном месяце, то есть 184 часа.
 
Определяем величину бонусов, которая относится к одному часу занятости: 15000 / 184 ч. = 81,52 р.
Вычисляем общую стоимость часа: 200 + 81,52 = 281,52 р.
Рассчитываем вознаграждение:
281,52 * 1,5 * 2 ч. = 844,56 р. – за первый промежуток;
281,52 * 2 * 1 ч. = 563,04 р. – за следующий интервал.
 
В результате слесарь получит: 844,56 + 563,04 = 1407,60 р.
 
Сдельная оплата
Продукцию, выпущенную после окончания смены, надлежит оплачивать по повышенным ставкам, а также учитывать бонусы и компенсации. 
Для пересчета на час работы сумму премии следует разделить:

• на среднее значение времени по производственному календарю;
• на установленную выработку в конкретном месяце.

Выбранный порядок закрепляют в локальных документах. 

Пример. Начисление за «сверхурочку» с учетом премии

Для менеджера отдела продаж в компании предусмотрена стандартная пятидневная неделя. За каждую оформленную заявку он получает 400 рублей. Кроме того, за выслугу ему полагается ежемесячная премия – 15000 рублей.
15 октября заканчивался срок действия акции, и благодаря рекламной кампании поток клиентов резко увеличился.
Генеральный директор предложил задержаться, и менеджер дополнительно отработал три часа. За первые два часа он оформил 4 заявки, далее – еще 3 заявки.
В соответствии с производственным календарем, средняя продолжительность рабочего времени в 2024 году составляет: 1979 / 12 месяцев = 164,92 часа.
 
Определяем показатель бонусов за час: 15000 / 164,92 ч. = 90,95 р.
 
Денежная сумма за выполнение должностных обязанностей в первые два часа: 400 * 1,5 * 4 заявки + 90,95 * 1,5 * 2 ч. = 2672,85 р. 
Вознаграждение за оставшееся время: 400 * 2 * 3 заявки + 90,95 * 2 * 1 ч. = 2581,90 р. 
 
Итого выплата составила: 2675,85 + 2581,90 = 5257,75 р.
  
Суммированный учет

Длительность переработок определяют по факту окончания учетного периода. При этом из норматива исключают дни отпуска и болезни. Для расчета применяют общие правила.

На практике бывают ситуации, когда специалист в какой-то день трудился дольше, чем коллеги, но по итогам месяца, квартала или года выясняется, что он отработал ровно столько, сколько предписывает норматив. Тогда о сверхурочной деятельности речь не идет, и нет оснований для перечисления сотруднику надбавки.
 
Использование суммированного учета подразумевает исчисление часовой ставки. Также потребуется распределить отработанное время. В законе правила для этого не прописаны, и мы предлагаем воспользоваться следующим проверенным алгоритмом. 

Вначале по результатам месяца, квартала или года определяют срок, фактически отработанный сверхурочно и рассчитывают стоимость часа. Далее в рамках действующих правил применяют повышающие индексы.
 
Пример. Компенсация при вахтовом методе 

Комплектовщику установлен учетный период – квартал и стандартная пятидневная неделя. Для определения денежной суммы за сверхурочный труд компания утвердила среднее значение по году. В 2024 году это 164,92 часа (1979 ч. / 12 мес.).
В IV квартале 2024 года предусмотрено 519 часов (октябрь – 184, ноябрь – 167 и декабрь – 168).
Зарплата комплектовщика – 90000 рублей.
В октябре работник оформил больничный и пропустил 4 дня, то есть 32 часа. По итогам периода гражданин отработал 517 часов.
 
Корректируем нормативное время с учетом болезни: 519 ч. — 32 ч. = 487 ч.
Определяем продолжительность переработки: 517 ч. — 487 ч. = 30 ч.
Такое отклонение оплачиваем как сверхурочные. На первые два часа распространяется повышение в полуторном объеме, на остальной интервал – в двойном.
Часовая ставка составляет: 90000 / 164,92 ч. = 545,72 руб.
Рассчитываем сумму: 545,72 * 2 ч. * 1,5 = 1637,16 руб. – за первые два часа;
545,72 * 28 ч. * 2 = 30560,32 руб. – за последующий этап.

Работа в ночной период

Когда по распоряжению руководителя подчиненный трудится ночью, для него предусмотрены два вида оплаты: за выполнение обязанностей в позднее время и за сверхурочную деятельность. На процедуру распространяется общий порядок. 
   
Пример. Доплата за ночную переработку

Слесарь отработал пять часов сверх установленного лимита, из них три – в ночной интервал. Для него действует часовая ставка – 300 рублей.
 
Начисление за деятельность в позднее время составляет: 300 * 20% * 3 ч. = 180 руб.
Вознаграждение за труд сверх графика: (300 * 2 ч. * 1,5) + (300 * 3 ч. * 2) = 2700 руб.
 
Итого доплата: 180 + 2700 = 2880 руб.

Выходные и праздники

Когда директор издает приказ и в соответствии с ним специалист трудится в праздник дольше, чем длится его стандартная смена, затраченное время оплачивается по правилам выходных, то есть по двойной ставке. Деньги за переработку начислять не нужно.

Обратите внимание! При сменном графике возможна ситуация, когда рабочий день выпадает на праздник, и при этом сотрудник выходит за рамки нормативного времени. Тогда часы, отработанные сверх нормы оплачиваются по разработанным законом правилам.
 
Командировка

Для выплат действует общий порядок и повышающие коэффициенты. Глава компании вправе предусмотреть увеличение компенсации. Такое решение следует зафиксировать во внутренних актах.
Кроме того, сотрудник может выбрать отгул вместо доплаты.
 
Пример сверхурочной загруженности в командировке

Оклад инженера составляет 120000 рублей, для него предусмотрена обычная пятидневная неделя. Для определения суммы за «сверхурочку» в компании применяется количество часов в конкретном месяце (в октябре – 184 часа). 

С 7 по 11 октября специалист находился другом городе для настройки оборудования. В связи с указанием директора был занят после окончания смены на предприятии. Запуск и тестирование линии производства он проводил 9 и 10 числа в течение пяти часов ежедневно.
 
Надбавка за 9 октября:
120000 / 184 ч. * 2 ч. * 1,5 = 1956,52 руб.
120000 / 184 ч. * 3 ч. * 2 = 3913,04 руб.
Дополнительное начисление за 10 октября:
120000 / 184 ч. * 2 ч. * 1,5 = 1956,52 руб.
120000 / 184 ч. * 3 ч. * 2 = 3913,04 руб.
 
Общая сумма за отклонение от нормального режима следующая:  
1956,52 + 3913,04 + 1956,52 + 3913,04 = 11739,12 руб.
 
Совместители

Таких специалистов можно привлекать к сверхлимитному труду наравне с обычными сотрудниками. Оформление происходит аналогичным образом: издается приказ и фиксируется согласие физического лица. Оплату осуществляют по предусмотренным законом правилам.

Важно помнить, что лимит занятости для совместителя – это продолжительность трудовой деятельности, установленная в контракте. Допустим, такой показатель составляет четыре часа в день. Тогда все, что свыше, относится к переработке.

Обратите внимание! Работодатель обязан суммировать отработанные часы.

От внешних совместителей такую информацию затруднительно получить. Возникает риск нарушить трудовое законодательство, поэтому для компании будет безопаснее не привлекать их к решению экстренных задач бизнеса вне графика.

Ситуацию с внутренними совместителями проще отследить, поскольку все сведения собрана в отделе кадров одного предприятия.
 
Эксперты рекомендуют завести журнал и контролировать выполнение должностных обязанностей за пределами установленного графика по каждому физическому лицу.

Когда следует перечислять деньги?

Расчет производят после того, как собрана информация и определены значения необходимых показателей. В случае с суммированным учетом потребуется дождаться завершения месяца, квартала или года и проанализировать фактические данные. 

Денежные средства работникам переводят в дни, установленные компанией для выдачи зарплаты. 

Если результат можно определить до того, как получена итоговая информация по месяцу, перечисление производят вместе с оплатой труда за его первую половину. 

Выбор дополнительного отдыха

Дополнительный отдых – это еще один способ компенсировать переработки. Порядок предоставления отгулов не изменился. Свое решение работник должен сообщить с помощью заявления в произвольной форме. На его основании наниматель оформляет приказ. Порядок для такой процедуры лучше закрепить во внутренних актах.

Продолжительность отгула не может быть меньше, чем время, затраченное на выполнение должностных обязанностей сверх лимита. Когда специалист переработал четыре часа, он должен отдохнуть как минимум столько же. Округление происходит только в пользу гражданина. Стороны должны согласовать, в какой момент человек воспользуется отдыхом.

Если сотрудник попросил отгул, начисление денежных средств за работу сверх ежедневного графика осуществляется в одинарном размере.

Проследите, чтобы человек не накапливал отгулы. В противном случае при увольнении потребуется начислить компенсацию.

Пример. Оплата переработки, если гражданин выбрал дополнительный отдых

Для менеджера утверждена часовая ставка 300 рублей при обычной пятидневной неделе. Также он получает надбавку 10000 рублей.

Однажды специалист отработал сверх нормы пять часов, из которых три выпали на ночной период. Менеджер принял решение воспользоваться отгулом вместо надбавки. В 2024 году плановая выработка – 1979 часов.
 
Надбавка на час составляет: 10000 * 12 мес. / 1979 ч. = 60,64 руб.
Выплата за 5 часов «сверхурочки»: 
(300 + 60,64) * 5 ч. = 1803,20 руб.
Обратите внимание! Расчет производим в одинарном размере без применения каких-либо повышающих коэффициентов.
Выплата за промежуток, относящийся к ночному времени: 
300 * 3 ч. * 20% = 180 руб.
В результате вознаграждение за пять часов составляет: 1803,20 + 180 = 1983,20 руб.
Кроме того, менеджеру полагается пять часов дополнительного отдыха.
   

Последствия нарушения правил

При несоблюдении порядка работодателю грозит административная ответственность. Также суд потребует возместить гражданину недополученные деньги, включая оплату задержки. 
 
Каждая «сверхурочка» – это отклонение от норм и лишение человека необходимого отдыха. Поэтому контролирующие органы с особым вниманием относятся к жалобам персонала и пристально изучают документальное оформление подобных событий и методику расчетов.